O departamento de recursos humanos (RH) de uma empresa trata de suas relações com os funcionários e das obrigações formais relacionadas a ela.
Entretanto, a forma como as tarefas são distribuídas no próprio departamento depende da estrutura de uma empresa.
As pequenas empresas geralmente empregam um indivíduo para esta função, ou terceirizam estas tarefas. Mas as grandes empresas têm extensas equipes de RH e de folha de pagamento responsáveis pela circulação adequada de documentos.
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Neste artigo, falaremos sobre as principais responsabilidades de um departamento de recursos humanos, e como assumi-las adequadamente.
As pequenas empresas geralmente empregam um indivíduo para esta função, ou terceirizam estas tarefas. Mas as grandes empresas têm extensas equipes de RH e de folha de pagamento responsáveis pela circulação adequada de documentos.
O que faz um departamento de RH?
Os especialistas em RH mantêm principalmente registros relacionados a emprego, contratos e folha de pagamento. Eles lidam com liquidação de impostos e contribuições dos funcionários, bem como com o cumprimento de todas as regulamentações de saúde e segurança. Em algumas organizações, os departamentos de RH também são responsáveis por processos de recrutamento.
Um trabalho no departamento de recursos humanos e folha de pagamento é extremamente responsável e exigente, pois cada especialista neste campo precisa passar por preparativos e ter certas qualificações. O conhecimento do código do trabalho e dos regulamentos fiscais é extremamente importante, assim como o conhecimento em muitas áreas.
É importante ressaltar que qualquer funcionário de RH deve conhecer sua responsabilidade na empresa, pois eles lidam com a rápida remuneração dos funcionários e a conformidade das atividades da empresa com as leis aplicáveis.
As principais responsabilidades de um departamento de recursos humanos
De acordo com o código do trabalho, cada empregado deve realizar seu trabalho de forma consciente e diligente e seguir as instruções de seus superiores.
Isto deve estar de acordo com o código de trabalho, regulamentos e disposições relevantes, conforme acordado no contrato de trabalho.
O pessoal freqüentemente lida com obrigações de emprego e remuneração e mantém todos os registros de empregados sob as exigências e padrões legais estabelecidos com um empregador.
Isto se aplica tanto à preparação de documentos quanto ao gerenciamento de dados pessoais, armazenamento e arquivamento.
Preparação de documentos
Um especialista em RH prepara vários documentos. Primeiro, ela ou ele trata da redação de contratos (contrato de trabalho ou contrato de mandato) para novos funcionários, prepara folhas de horas e cria folhas de pagamento.
Arquivamento de documentos
Quase ninguém conhece todas as regras de arquivamento de documentos. É importante verificar por quanto tempo as identidades dos funcionários devem ser mantidas na empresa, pois estas normas variam de acordo com o país específico.
O que fazer com os documentos de RH quando o período de retenção terminar?
Algumas empresas decidem destruir os arquivos, outras os mantêm. Algumas delas arquivam o conteúdo dos arquivos através de fotos, após o que utilizam os documentos. Entretanto, este problema afeta uma pequena porcentagem das empresas.
Uma empresa pode ser punida pelo armazenamento errado de registros de funcionários. É o pessoal que assegura a coleta e armazenamento dos arquivos sob a lei aplicável, incluindo a lei de proteção de dados pessoais.
Fazendo acordos
O tarefas do departamento de RH incluem fazer acordos relacionados aos funcionários. Eles tratam do cálculo da remuneração pelo trabalho, do tratamento de licenças por doença ou férias anuais, bem como do tratamento de folhas de pagamento.
Registros de tempo
O departamento de RH também é responsável por manter registros do tempo de trabalho e por controlar todas as circunstâncias excepcionais, tais como licença médica, férias, horas extras e viagens de negócios.
Controlar quantas horas um funcionário tem trabalhado em cada mês permite um cálculo correto de uma remuneração que uma empresa deve lhe pagar pelo trabalho.
Graças à moderna tecnologia, como software de computador ou sistemas de registro de tempo de trabalho baseados em cartões sem contato ou mesmo leitores biométricos, ele suporta a verificação rápida e precisa do número total de horas trabalhadas por um funcionário.
Emissão de referências para testes de rotina
Outra obrigação dos RH é garantir que cada funcionário tenha exames médicos atualizados.
De acordo com a lei, um funcionário que não tenha realizado os testes requeridos pode não trabalhar. É responsabilidade do empregador dar a um funcionário uma indicação para testes, especialmente aos funcionários recém nomeados.
Organização de treinamentos em saúde e segurança no trabalho
O treinamento em saúde e segurança no local de trabalho é outra restrição legal e responsabilidade do departamento de RH. O treinamento em saúde e segurança no trabalho e proporcionar aos funcionários condições de trabalho favoráveis é uma das principais obrigações do empregador.
Cooperação com a receita, o Instituto Nacional de Seguros, e outros
A rotina diária de um membro do pessoal é enviar informações relevantes a várias instituições. O especialista em RH mantém contato com a repartição de impostos ou a instituição de seguro nacional e fornece dados a outras como o Escritório Central de Estatística ou o Fundo Nacional de Reabilitação de Pessoas com Deficiência.
Relatar empregados e contratados para seguros
O departamento de RH reporta os funcionários à previdência social e ao seguro saúde.
Os funcionários com contrato de trabalho são obrigatórios, cobertos por um seguro social e de saúde. Entretanto, para as pessoas que trabalham com base em acordos de direito civil, essas obrigações são diferentes e muitas vezes mudam. O departamento de RH deve, portanto, acompanhar estas mudanças.
Recrutamento de novos funcionários
s vezes o departamento de recursos humanos lida com o recrutamento e treinamento de funcionários, como quando uma empresa não tem um departamento separado responsável pelo chamado "RH suave". Em resumo, este termo refere-se a todos os assuntos relacionados ao recrutamento, competências, desenvolvimento e satisfação dos funcionários.
As tarefas do especialista em RH podem incluir todo o processo de recrutamento de novos funcionários, e isto envolve muitas atividades.
Um membro do pessoal planeja suas necessidades de pessoal, procura por candidatos a empregoA empresa edita e publica anúncios de emprego na mídia e na Internet e os envia aos escritórios de emprego. Em seguida, entra em contato com os candidatos e os entrevista.
O especialista em RH também gerencia documentos de recrutamento e controla o processo de recrutamento: desde o primeiro passo até a contratação de um novo funcionário e o embarque (o que significa se familiarizar com o breve e a cultura corporativa da empresa).
Organização de treinamentos e realização de atividades de desenvolvimento
Em algumas empresas, as tarefas de RH incluem também cuidar do desenvolvimento profissional dos funcionários, especialmente se eles tiverem sido contratado sem muita experiência.
O departamento de recursos humanos examina as necessidades de desenvolvimento na organização e, com base nelas, prepara uma oferta de treinamento. Em seguida, eles estabelecem cooperação com instrutores externos ou empresas de treinamento.
É possível que os especialistas em RH preparem e conduzam workshops para os funcionários da organização ou iniciem eles mesmos um treinamento interno.
Como você pode ver, o papel do funcionário de RH depende de como o trabalho dos departamentos da outra empresa está organizado.
Portanto, como gerente de recursos humanos, você deve estar preparado para enfrentar uma variedade de responsabilidades.
Vale a pena estar familiarizado com todas elas para saber o que se pode esperar em organizações onde um departamento de RH assume a maior parte das tarefas relacionadas à gestão das relações humanas.
Outras responsabilidades importantes de um departamento de recursos humanos
Em grandes organizações, freqüentemente há empreiteiros e diretores que estão associados a uma empresa por vários tipos de contratos.
Nesses casos, mesmo que os contratos não estejam relacionados com os funcionários da empresa que estão sob um contrato de trabalho, é o departamento de RH que trata do processamento e proteção dos dados pessoais dos contratantes.
s vezes, as tarefas de RH também incluem:
- cooperação com os sindicatos,
- administração de um programa de incentivo aos funcionários,
- gestão do sistema de avaliação periódica dos funcionários.
Manter arquivos pessoais
Todos os aspectos acima mencionados do trabalho especializado em RH estão associados a muitos documentos.
A principal responsabilidade do departamento de RH é ter a custódia de arquivos pessoais, que são uma coleção de documentos de funcionários que dizem respeito ao início, processo e término de uma relação de emprego. A legislação trabalhista estabelece que o empregador mantém arquivos pessoais para cada funcionário.
Eles consistem de três partes:
- A Parte A contém documentos relacionados ao recrutamento para um posto. Estes podem ser um certificado do ensino médio, um registro de emprego ou um questionário pessoal.
- A Parte B contém documentos relacionados com o estabelecimento da relação de emprego e o curso do emprego. Ela inclui contratos de trabalho, certificados de treinamento em saúde e segurança no trabalho (OHS) ou documentos relacionados com a imposição de uma sanção ao empregado.
- A Parte C contém documentos relacionados à rescisão do contrato de trabalho, por exemplo, uma notificação de contrato ou uma cópia de um certificado de emprego.
Os documentos mantidos em partes individuais dos arquivos pessoais contêm dados pessoais, por isso é muito importante armazená-los adequadamente para impedir o acesso por pessoas não autorizadas. Não é muito diferente de criação de um escritório de contabilidade e manter os documentos seguros. Os arquivos pessoais também devem ser numerados e organizados em ordem cronológica. O empregador mantém duplicatas enviadas pelo funcionário.
Responsabilidade do especialista em RH
Se você decidir trabalhar no departamento de RH, você precisa estar ciente de quais serão suas responsabilidades.
De tempos em tempos, uma inspeção pode ser realizada na empresa organizada pela Inspetoria do Trabalho do Estado. Se alguma irregularidade se tornar aparente durante esta inspeção, o empregador assumirá total responsabilidade por elas.
O departamento de RH lida com a falha do funcionário no cumprimento de suas obrigações e com os danos causados por suas ações.
Por exemplo, se você, como representante de RH, comete um erro ao calcular o salário de um funcionário, seu empregador pode ser acusado de transgressão contra os direitos dos trabalhadores. Você será responsável perante seu empregador.
O chefe do departamento de RH de uma empresa tem três responsabilidades principais:
- Oficial - pode ser realizado em caso de não cumprimento do prazo de pagamento da remuneração ou de não manutenção de arquivos pessoais. Pode estar associado, por exemplo, à retenção de um bônus discricionário.
- Ordem - refere-se ao não cumprimento da organização e ordem em um processo de trabalho, regulamentos de saúde e segurança, regulamentos de incêndio, ou tempo de trabalho.
- Material - um especialista em RH pode receber uma admoestação, uma repreensão e até mesmo uma penalidade financeira. A responsabilidade financeira é imposta ao funcionário em caso de necessidade de reparar os danos causados por sua ação ou omissão. A compensação por tal ação cobre o prejuízo real e pode chegar a um máximo de três meses de salário. No caso de um ato intencional, mesmo o pagamento integral do valor do dano deve ser considerado.
Entretanto, devido ao número de funções e responsabilidades, os funcionários do departamento de RH e folha de pagamento podem contar com salários atraentes e oportunidades de promoção, semelhantes ao que você poderia esperar quando trabalhando no escritório de contabilidade. Embora este trabalho exija precisão, ele dá muitas oportunidades e satisfação.
Como não cometer erros e se proteger da responsabilidade?
Esperamos não tê-lo assustado muito com o escopo das responsabilidades do especialista em RH.
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Primeiro, você pode contar com dispositivos e softwares que simplificam o trabalho e mantêm a ordem no banco de dados de documentos. Vale a pena ter tudo que ajudará a manter a ordem em tons de documentos.
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