Dział kadr (HR) w firmie zajmuje się jej relacjami z pracownikami i związanymi z tym formalnymi obowiązkami.
Jednak to, jak rozdzielone są zadania w samym dziale, zależy od struktury firmy.
Małe firmy zazwyczaj zatrudniają do tej roli osobę fizyczną lub zlecają te zadania na zewnątrz. Ale duże przedsiębiorstwa mają rozbudowane zespoły kadrowo-płacowe odpowiedzialne za prawidłowy obieg dokumentów.
Jeśli interesuje Cię ta tematyka, możesz rozważyć studia w tym kierunku. Możesz również wybrać kurs kadrowo-płacowy, aby przygotować się do podjęcia wymarzonej pracy.
W tym artykule opowiemy o głównych obowiązkach działu kadr i o tym, jak je właściwie przyjąć.
Małe firmy zazwyczaj zatrudniają do tej roli osobę fizyczną lub zlecają te zadania na zewnątrz. Ale duże przedsiębiorstwa mają rozbudowane zespoły kadrowo-płacowe odpowiedzialne za prawidłowy obieg dokumentów.
Czym zajmuje się dział HR?
Specjaliści ds. personalnych prowadzą przede wszystkim dokumentację związaną z zatrudnieniem, umowami oraz listą płac. Zajmują się rozliczeniami podatkowymi i składkowymi pracowników, a także przestrzeganiem wszelkich przepisów BHP. W niektórych organizacjach działy HR są również odpowiedzialne za. procesy rekrutacyjne.
Praca w dziale kadr i płac jest niezwykle odpowiedzialna i wymagająca, ponieważ każdy specjalista w tej dziedzinie musi przejść przez przygotowania i posiadać określone kwalifikacje. Niezwykle ważna jest znajomość kodeksu pracy i przepisów podatkowych, a także wiedza z wielu dziedzin.
Co ważne, każdy pracownik działu HR musi znać swoją odpowiedzialność w firmie, ponieważ zajmuje się terminowym wynagradzaniem pracowników i zgodnością działań firmy z obowiązującymi przepisami.
Główne obowiązki działu kadr
Zgodnie z kodeksem pracy, każdy pracownik musi wykonywać swoją pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych.
Powinno to być zgodne z kodeksem pracy, odpowiednimi przepisami i postanowieniami uzgodnionymi w umowie o pracę.
Pracownicy często zajmują się zarówno obowiązkami związanymi z zatrudnieniem i wynagrodzeniem, jak i prowadzeniem całej dokumentacji pracowniczej w ramach wymogów prawnych i norm rozliczanych z pracodawcą.
Dotyczy to zarówno przygotowania dokumentów, jak i zarządzania danymi osobowymi, ich przechowywania i archiwizowania.
Przygotowanie dokumentów
Specjalista ds. personalnych przygotowuje różne dokumenty. Najpierw zajmuje się sporządzaniem umów (umowa o pracę lub umowa zlecenie) dla nowych pracowników, przygotowuje karty czasu pracy i tworzy listy płac.
Archiwizacja dokumentów
Mało kto zna wszystkie zasady archiwizacji dokumentów. Ważne jest sprawdzenie, jak długo w firmie powinny być przechowywane identyfikatory pracowników, ponieważ przepisy te różnią się w zależności od konkretnego kraju.
Co zrobić z dokumentami HR po zakończeniu okresu przechowywania?
Niektóre firmy decydują się na zniszczenie plików, inne je przechowują. Część z nich archiwizuje zawartość plików robiąc zdjęcia, po czym korzysta z dokumentów. Problem ten dotyczy jednak niewielkiego odsetka przedsiębiorstw.
Firma może zostać ukarana za niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej. To właśnie pracownicy zapewniają gromadzenie i przechowywanie akt zgodnie z obowiązującym prawem, w tym ustawą o ochronie danych osobowych.
Dokonywanie rozliczeń
The zadania działu kadr obejmują dokonywanie rozliczeń związanych z pracownikami. Zajmują się naliczaniem wynagrodzenia za pracę, obsługą zwolnień lekarskich czy urlopów wypoczynkowych, a także dbaniem o karty wynagrodzeń.
Zapisy czasowe
Dział HR jest również odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrolę wszystkich wyjątkowych okoliczności, takich jak zwolnienia lekarskie, urlopy, nadgodziny czy podróże służbowe.
Kontrola tego, ile godzin pracownik przepracował w każdym miesiącu, pozwala na prawidłowe wyliczenie wynagrodzenia, jakie firma powinna mu wypłacić za pracę.
Dzięki nowoczesnej technologii, takiej jak oprogramowanie komputerowe czy systemy rejestracji czasu pracy oparte na kartach zbliżeniowych, a nawet czytnikach biometrycznych, wspiera szybką i dokładną weryfikację całkowitej liczby godzin przepracowanych przez pracownika.
Wystawianie skierowań na badania rutynowe
Kolejnym obowiązkiem HR jest zapewnienie każdemu pracownikowi aktualnych badań lekarskich.
Zgodnie z prawem pracownik, który nie wykonał wymaganych badań, nie może pracować. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi skierowania na badania, zwłaszcza nowo mianowanym pracownikom.
Organizacja szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy
Szkolenia BHP to kolejne ograniczenie prawne i obowiązek działu HR. Szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienie pracownikom korzystnych warunków pracy jest jednym z głównych obowiązków pracodawcy.
Współpraca z przychodami, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi podmiotami
Do codziennych obowiązków pracownika kadr należy wysyłanie istotnych informacji do różnych instytucji. Specjalista ds. personalnych utrzymuje kontakt z urzędem skarbowym czy instytucją ubezpieczeń społecznych, a także przekazuje dane innym, jak Główny Urząd Statystyczny czy Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.
Zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i zleceniobiorców
Dział kadr zgłasza pracowników do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.
Pracownicy objęci umową o pracę podlegają obowiązkowo, ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym. Jednak w przypadku osób pracujących w oparciu o umowy cywilnoprawne obowiązki te są inne i często się zmieniają. Dział HR musi więc nadążać za tymi zmianami.
Rekrutacja nowych pracowników
Czasami dział kadr zajmuje się rekrutacją i szkoleniem pracowników, jak np. wtedy, gdy firma nie posiada osobnego działu odpowiedzialnego za tzw. "miękki HR". W skrócie termin ten odnosi się do wszystkich spraw związanych z rekrutacją, kompetencjami, rozwojem i satysfakcją pracowników.
Do zadań specjalisty ds. personalnych może należeć cały proces rekrutacji nowych pracowników, a to wiąże się z wieloma czynnościami.
Pracownik planuje swoje potrzeby kadrowe, szuka kandydatów do pracy, redaguje i publikuje ogłoszenia o pracę w mediach i w internecie oraz wysyła je do biur pośrednictwa pracy. Następnie kontaktuje się z kandydatami i przeprowadza z nimi rozmowy kwalifikacyjne.
Specjalista HR zarządza również dokumentami rekrutacyjnymi i kontroluje proces rekrutacji: od pierwszego kroku aż do zatrudnienia nowego pracownika i onboardingu (czyli zapoznania się z briefem i kulturą organizacyjną firmy).
Organizowanie szkoleń i prowadzenie działań rozwojowych
W niektórych firmach do zadań HR należy również dbanie o rozwój zawodowy pracowników, zwłaszcza jeśli zostali oni zatrudniony bez większego doświadczenia.
Dział personalny bada potrzeby rozwojowe w organizacji i na ich podstawie przygotowuje ofertę szkoleniową. Następnie nawiązują współpracę z zewnętrznymi trenerami lub firmami szkoleniowymi.
Istnieje możliwość przygotowania i przeprowadzenia przez specjalistów HR warsztatów dla pracowników w organizacji lub samodzielnego inicjowania szkoleń wewnętrznych.
Jak widać, rola pracownika HR zależy od tego, jak zorganizowana jest praca pozostałych działów firmy.
Dlatego jako kierownik działu kadr powinieneś być przygotowany na to, że będziesz musiał zmierzyć się z różnorodnymi obowiązkami.
Warto zapoznać się z nimi wszystkimi, aby wiedzieć, czego można się spodziewać w organizacjach, w których dział HR przejmuje większość zadań związanych z zarządzaniem relacjami z ludźmi.
Inne ważne obowiązki działu kadr
W dużych organizacjach często występują wykonawcy i zleceniodawcy, którzy są związani z firmą różnego rodzaju umowami.
W takich przypadkach, nawet jeśli umowy nie dotyczą pracowników firmy objętych umową o pracę, to właśnie dział kadr zajmuje się przetwarzaniem i ochroną danych osobowych zleceniobiorców.
Czasami do zadań HR należy również:
- współpraca ze związkami zawodowymi,
- administrowanie programami motywacyjnymi dla pracowników,
- zarządzanie systemem ocen okresowych pracowników.
Prowadzenie akt osobowych
Wszystkie powyższe aspekty pracy specjalisty ds. personalnych wiążą się z wieloma dokumentami.
Głównym obowiązkiem działu kadr jest sprawowanie pieczy nad aktami osobowymi, czyli zbiorem dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i rozwiązania stosunku pracy. Prawo pracy stanowi, że pracodawca prowadzi akta osobowe dla każdego pracownika.
Składają się one z trzech części:
- Część A zawiera dokumenty związane z rekrutacją na dane stanowisko. Mogą to być świadectwa ukończenia szkoły średniej, zaświadczenie o zatrudnieniu lub kwestionariusz osobowy.
- Część B zawiera dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia. Znajdują się tu m.in. umowy o pracę, zaświadczenia o odbyciu szkolenia BHP czy dokumenty związane z nałożeniem kary na pracownika.
- Część C zawiera dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie umowy lub kopię świadectwa pracy.
Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych zawierają dane osobowe, dlatego bardzo ważne jest ich właściwe przechowywanie, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom nieupoważnionym. Nie różni się to zbytnio od zakładanie biura rachunkowego i przechowywanie dokumentów w bezpiecznym miejscu. Akta osobowe powinny być również ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Pracodawca przechowuje duplikaty złożone przez pracownika.
Odpowiedzialność specjalisty ds. personalnych
Jeśli zdecydujesz się na pracę w dziale HR, musisz mieć świadomość, jaki będzie zakres Twoich obowiązków.
Co jakiś czas w firmie może być przeprowadzona kontrola organizowana przez Państwową Inspekcję Pracy. Jeśli podczas tej kontroli wyjdą na jaw jakieś nieprawidłowości, pracodawca będzie ponosił za nie pełną odpowiedzialność.
Dział kadr zajmuje się niedopełnieniem obowiązków przez pracownika oraz szkodami powstałymi w wyniku jego działań.
Przykładowo, jeśli jako przedstawiciel działu kadr popełnisz błąd przy obliczaniu wynagrodzenia pracownika, pracodawca może zostać oskarżony o wkroczenie w prawa pracownicze. Będziesz ponosił odpowiedzialność wobec pracodawcy.
Szef działu HR w firmie ma trzy główne obowiązki:
- Urzędowa - może być przeprowadzona w przypadku niedotrzymania terminu wypłaty wynagrodzenia lub nieprowadzenia akt osobowych. Może być związana np. z wstrzymaniem wypłaty premii uznaniowej.
- Porządek - dotyczy nieprzestrzegania organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, czy czasu pracy.
- Materialne - pracownik działu kadr może otrzymać upomnienie, naganę, a nawet karę finansową. Odpowiedzialność finansowa nakładana jest na pracownika w przypadku konieczności naprawienia szkody spowodowanej jego działaniem lub zaniechaniem. Odszkodowanie za takie działanie obejmuje rzeczywistą stratę i może wynosić maksymalnie trzy miesięczne wynagrodzenie. W przypadku działania umyślnego należy rozważyć nawet pełną wypłatę kwoty szkody.
Jednak ze względu na ilość obowiązków i odpowiedzialności, pracownicy działu kadr i płac mogą liczyć na atrakcyjne wynagrodzenie i możliwość awansu, podobne do tego, na jakie można liczyć przy praca w biurze rachunkowym. Choć praca ta wymaga precyzji, daje wiele możliwości i satysfakcji.
Jak nie popełniać błędów i chronić się przed odpowiedzialnością?
Mamy nadzieję, że nie przestraszyliśmy Cię zbytnio zakresem obowiązków specjalisty ds. HR.
Obecnie działy HR mogą korzystać z wielu rozwiązań i narzędzi ułatwiających ich pracę.
Po pierwsze, można liczyć na urządzenia i oprogramowanie, które ułatwiają pracę i utrzymują porządek w bazie dokumentów. Warto mieć wszystko, co pomoże utrzymać porządek w tonach dokumentów.
Rozwiązania informatyczne dedykowane branży są niezwykle pomocne. Istnieje wiele programów kadrowo-płacowych, które poprawią komfort i tempo pracy - znajdziesz je poniżej.
Dzięki nim zminimalizujesz ryzyko popełnienia błędów i zadbasz o obowiązki działu kadr.
