Działy zasobów ludzkich (HR) mogą być bardzo złożone.
W zależności od organizacji będą one łączyć różne dziedziny dotyczące odrębnych działań związanych z pracownikami firmy. Ze względu na swoją specyfikę, HR można podzielić na tzw. twardy and miękka.
Praca w tym zawodzie jest niewątpliwie wymagająca. Wymaga precyzji, ale też daje wiele satysfakcji. Jeśli rozważasz podjęcie tej pracy, możesz szybko zdobyć nowe umiejętności, kończąc kurs kadrowo-płacowy.
Po takim szkoleniu będziesz wiedział, czym zajmuje się HR i z łatwością poradzisz sobie z każdym wyzwaniem zawodowym, a także dowiesz się, jak wygląda dzień pracy specjalisty ds. HR.
Twardy HR związany jest z wszelkimi zadaniami administracyjnymi, kadrowymi i płacowymi. Głównym zadaniem specjalistów na stanowiskach związanych z twardym HR jest podpisywanie umów i sprawdzanie zgodności działań firmy z obowiązującym prawem, naliczanie i wypłacanie wynagrodzeń, ewidencjonowanie czasu pracy, urlopów itp.
Dlatego twardy HR obejmuje administrację, wynagrodzenia i świadczenia, a także dział personalny.
Miękki HR to obszar, który skupia się na sprawach pracowniczych związanych z jakością ich pracy. Często opiera się na bezpośrednim kontakcie z pracownikami firmy i rozwijaniu miękkich umiejętności psychospołecznych, takich jak komunikacja, kreatywność, przywództwo, elastyczność.
Miękki HR dotyczy rekrutacji, rozwoju, szkoleń i oceny pracowniczej. Zadaniem specjalistów od miękkiego HR jest dbanie o to, aby osoby z kompetencjami znalazły się na właściwych stanowiskach. Prowadzenie procesów rekrutacyjnych od początku do końca to główny aspekt tej działalności.
Specjaliści od miękkiego HR dbają o motywację pracowników, ustalają system pracy, weryfikują efektywność działań zatrudnionych. Określają potrzeby szkoleniowe i dbają o rozwój pracowników firmy.
Osoby specjalizujące się w miękkim HR pełnią niekiedy rolę pośrednika i mediatora w różnego rodzaju konfliktach między pracownikami lub między pracownikami a pracodawcą.
Jeśli zastanawiasz się jak znaleźć pracę w HR zobacz ten artykuł, aby zdobyć potrzebną wiedzę.
Czym dokładnie zajmuje się osoba na stanowisku specjalisty ds. HR? Jakie są obowiązki działu zasobów ludzkich podzielony na miękka and twardy HR?
Czym zajmuje się HR?
1. Przygotowanie i archiwizacja dokumentów
Dział HR sporządza różne umowy dla pracowników, przygotowuje karty czasu pracy i zarządza listą płac.
Specjaliści pracujący w tym dziale muszą znać prawo i zasady przetwarzania danych osobowych. Zajmują się prawidłowym przechowywaniem i gromadzeniem dokumentacji pracowniczej.
2. Prowadzenie akt osobowych
Akta osobowe to zbiór dokumentów pracowniczych, które dotyczą nawiązania, przebiegu i rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca prowadzi akta osobowe dla każdego pracownika.
Jednak to na specjalistach HR spoczywa największa odpowiedzialność związana z właściwym przechowywaniem danych osobowych w zbiorach i uniemożliwieniem dostępu do nich osobom nieupoważnionym.
Akta osobowe składają się z czterech części zawierających różne dokumenty:
- związane z ubieganiem się o pracę,
- związanych z nawiązaniem stosunku pracy, a także przebiegiem zatrudnienia,
- wynikające z rozwiązania stosunku pracy,
- dotyczące nagany lub odpowiedzialności za pracownika.
3. Prowadzenie ewidencji czasu pracy
Pracownicy działu kadr często są odpowiedzialni za ewidencję czasu pracy pracowników.
Specjaliści w tych działach są również odpowiedzialni za prowadzenie ewidencji zwolnień lekarskich, urlopów, dodatkowych godzin pracy i delegacji.
Kontrola czasu pracy pracownika pozwala na ustalenie wysokości wynagrodzenia, co jest kolejnym zadaniem działu HR.
Tak jak księgowi mają swoje biuro rachunkowe biznes plan osoby pracujące w HR muszą mieć własny system nadzoru nad pracownikami.
Współpraca z urzędem skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi:
Pracownicy działów HR, które zajmują się współpracą z instytucjami państwowymi, poświęcają dużo czasu na przekazywanie odpowiednich informacji do urzędu skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Głównego Urzędu Statystycznego, Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych i innych instytucji.
Dlatego specjaliści z tych działów muszą zadbać o to, aby wszystkie niezbędne dokumenty zostały przesłane do odpowiednich instytucji w terminach określonych w przepisach prawnych.
4. Rozliczenie wynagrodzeń
Specjaliści HR zajmują się wszelkimi rozliczeniami związanymi z pracownikami, wraz z naliczaniem wynagrodzenia za pracę (w tym chorobowego czy urlopowego). To właśnie ten dział odpowiada za to, aby każdy pracownik otrzymał wynagrodzenie w terminie.
Ważne jest, aby nie zapomnieć o swoim ciele podczas postępu kariery. Aby się zrelaksować i oczyścić mids uprawiaj sport np. trening funkcjonalny.
Zadania działów zajmujących się miękkim HR
1. Prowadzenie procesów rekrutacyjnych i opracowywanie polityki personalnej
Oprócz zatrudniania nowych pracowników, miękka frakcja HR powinna również badać zapotrzebowanie na nowych utalentowanych ludzi w poszczególnych działach.
Oprócz konsekwentnej pracy i realizacji wyznaczonych zadań, specjaliści HR powinni sprawdzać sytuację kadrową firmy, analizując dane i prognozując jej stan w przyszłości.
Jeśli firma potrzebuje zatrudnić nowego pracownika, specjalista ds. personalnych rozpoczyna i przeprowadza proces rekrutacji, który może składać się z kilku etapów:
- Publikacja oferty pracy.
- Selekcja nadesłanych aplikacji (CV, wypełniony formularz zapisu, czasem także list motywacyjny).
- Kontakt telefoniczny z wybranymi kandydatami.
- Rozmowa rekrutacyjna (samodzielnie lub wspólnie z kierownikiem potencjalnego nowego pracownika).
- Przeprowadzenie dodatkowych etapów rekrutacji (np. testy wiedzy, weryfikacja znajomości języków obcych, zadania rekrutacyjne).
- Przygotowanie raportu i wydanie zaleceń.
Wybór odpowiedniej osoby w procesie rekrutacji może mieć ogromny wpływ na efektywność zespołu, a tym samym na wyniki finansowe firmy.
2. Zarządzanie ocenami pracowników
Jednym z istotnych aspektów zarządzania talentami jest okresowa ocena pracownicza. Dział HR musi przedstawić pracownikom jasne warunki i zasady oceny.
Specjaliści HR powinni również zadbać o to, aby proces oceniania nie był negatywnie odbierany przez pracowników. Niechęć ocenianych można złagodzić, informując o celu takich badań i wyjaśniając konsekwencje, zarówno pozytywne (nagrody, dalszy rozwój), jak i negatywne (konieczność poprawy wyników).
Po przeanalizowaniu efektów oceny przedstawiciele HR zwykle omawiają wyniki z kadrą zarządzającą i wykorzystują je do planowania indywidualnych lub zespołowych ścieżek rozwoju.
3. Planowanie i prowadzenie szkoleń i kursów
Kompetentni pracownicy działów HR zajmują się zarządzaniem talentami i pracą nad indywidualnymi ścieżkami rozwoju, np. poprzez określanie kalendarza szkoleń. Głównym celem HR powinno być takie dobranie kursów dla pracowników, aby zapewniały one realne zmiany w zespołach.
Szkolenia obejmują tzw. onboarding, czyli np. wprowadzenie nowego pracownika, zapoznanie go ze specyfiką pracy i nowym stanowiskiem oraz integrację z zespołem.
Czasami organizacja szkoleń może zastąpić konieczność zatrudnienia kogoś nowego. Ze względu na rozwój umiejętności obecnych pracowników, rozwijają się ich kompetencje, co pozwala im radzić sobie z bardziej skomplikowanymi zadaniami. Dzięki szkoleniom mogą oni również zastąpić innego (na przykład nieobecnego) pracownika lub pomóc innym działom w firmie.
Odpowiednio dobrana oferta kursów może pozytywnie wpłynąć na motywację pracowników i ich satysfakcję z pracy.
4. Zarządzanie systemami motywacyjnymi
Motywacja pracowników odzwierciedla ich zadowolenie i integrację z firmą, co znacząco wpływa na efektywność ich pracy. Dział HR bada motywację pracowników i proponuje odpowiednie rozwiązania, aby podnieść poziom ich gratyfikacji.
Najważniejszą rolę we wdrażaniu systemów motywacyjnych odgrywają menedżerowie. Aby ułatwić im zadanie, specjaliści HR powinni wyposażyć kadrę kierowniczą w odpowiednią wiedzę, umiejętności i narzędzia.
Pracownicy działu HR powinni również dbać o przyjazną atmosferę w miejscu pracy. Mają za zadanie reagować w przypadku konfliktów i rozwiązywać je jak najszybciej. Powinni integrować pracowników i być bardzo pomocni.
5. Dbałość o wizerunek firmy
Wizerunek to bardzo ważny aspekt zarządzania przedsiębiorstwem. Employer branding ma ogromny wpływ na sukces firmy na rynku, jednak wciąż nie jest on dobrze rozwinięty wśród polskich przedsiębiorców.
Dzięki strategii employer brandingowej pracodawca może stworzyć miejsce pracy pierwszego wyboru, a także m.in. przykuć ich uwagę i przyciągnąć najlepszych kandydatów.
Co prawda działaniami PR zajmuje się dział HR, marketingu lub specjalnie wykwalifikowany dział employer brandingu. Niemniej jednak o wizerunek firmy powinni dbać wszyscy pracownicy, w tym kadra zarządzająca.
Pracownicy zaangażowani w kampanię employer brandingową współpracują ze wszystkimi działami w firmie i dbają o spójność wymienianych komunikatów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.
Dział HR jest jednym z najważniejszych elementów struktury organizacyjnej firmy
Teraz już wiesz, czym zajmuje się HR. Niestety, szczególnie w mniejszych firmach, dział HR jest często pomijany, a działania pracownicze zlecane są członkom innych zespołów. Nie jest to korzystne rozwiązanie. Działy HR zajmują się najważniejszym aspektem organizacji - pracownikami.
Dlatego wymagają one ogromnego zaangażowania i dużej ilości czasu pracy.
HR dba nie tylko o właściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej, ale także koordynuje terminowe wypłacanie wynagrodzeń. Ponadto działy HR dbają o morale pracowników, politykę personalną i szkolenia. Dzięki ciągłemu wzmacnianiu kompetencji i motywacji swoich pracowników podejmowanych przez dział HR, firma stale się rozwija i idzie do przodu.
Praca specjalisty HR wiąże się ze stałym doskonaleniem własnych umiejętności oraz śledzeniem nowinek biznesowych i przekazywaniem ich zespołowi zarządzającemu.
