Zdobycie pierwszej pracy w kadrach lub płacach bez doświadczenia może wydawać się jak rozwiązywanie krzyżówki bez podpowiedzi. Ale spokojnie — prawdopodobnie masz już wszystkie potrzebne wskazówki i umiejętności. Codziennie tysiące osób z różnych branż wchodzą do świata HR i płac. Niezależnie od tego, czy pracowałeś w handlu, gastronomii, obsłudze klienta, czy poświęciłeś czas na wychowanie rodziny — Twoje umiejętności są często tym, czego szukają pracodawcy. Prawda jest taka, że lata doświadczenia nie są konieczne. Ważne jest, aby umieć pokazać swoje kompetencje transferowalne i dobrze zrozumieć, na czym polegają te stanowiska.

W tym kompleksowym przewodniku pokażemy Ci wszystko, co musisz wiedzieć, aby rozpocząć karierę w HR i płacach — od tego, czym te role naprawdę są, po tworzenie aplikacji, które przyciągną uwagę pracodawców, nawet jeśli zaczynasz od zera.

HR i płace — dwie strony tej samej monety

HR zajmuje się ludźmi, płace — ich wynagrodzeniem. Obie funkcje wymagają zaufania, organizacji i dbałości o szczegóły. To dwie strony tej samej monety, bo współpracują ze sobą niemal codziennie.

W mniejszych firmach role te mogą się przenikać, ale warto traktować je jako odrębne. HR to architekt doświadczenia pracownika, a płace to inżynier dbający, aby wszystko działało bez zakłóceń. Razem wspierają kulturę firmy i zgodność z przepisami.

Czym naprawdę zajmuje się HR (bez żargonu)

Praca w HR to wsparcie pracowników od momentu zatrudnienia aż do odejścia z firmy.

Codzienne obowiązki w HR mogą wyglądać tak:

• Rekrutacja: tworzenie ogłoszeń, selekcja kandydatów, organizacja rozmów, przygotowywanie ofert i planowanie dat rozpoczęcia pracy.

• Onboarding: pomoc nowym pracownikom w dokumentach, mailach, identyfikatorach i zasadach firmy. W przypadku pracy zdalnej — zapewnienie dostępu do wszystkich niezbędnych narzędzi.

• Prowadzenie dokumentacji: umowy, kontakty awaryjne, certyfikaty szkoleń, oceny pracownicze. Wszystko poufnie i bezpiecznie.

• Rozwiązywanie problemów pracowniczych: wysłuchiwanie, neutralność i pomoc w sprawiedliwym rozwiązywaniu konfliktów.

• Polityki i przepisy: dbanie, by firma działała zgodnie z prawem pracy, regulaminami i zasadami BHP.

• Dbanie o wellbeing: organizacja programów wsparcia, ankiet i integracji zespołu.

Jeśli jesteś osobą zorganizowaną, empatyczną i lubisz pomagać innym, masz już podstawy, by być świetnym pracownikiem HR.

Co kryje się pod pojęciem płac (to nie tylko liczby)

Płace to nie tylko „wynagrodzenie” i „liczenie godzin”. To dbanie, aby każdy pracownik otrzymał pensję prawidłowo, na czas i zgodnie z prawem.

Codzienne zadania w dziale płac:

• Zbieranie danych o godzinach pracy, urlopach i premiach.

• Weryfikacja wynagrodzeń — w tym nadgodzin, potrąceń czy prowizji.

• Wypłaty i terminowość — opóźnienia w wypłatach mogą mieć poważne konsekwencje.

• Obsługa podatków, ubezpieczeń, emerytur i dokumentów rocznych.

• Archiwizacja płatności, historii wypłat i innych danych.

Jeśli lubisz szczegóły, systematyczność i odpowiedzialność — płace mogą być idealnym miejscem na start.  

Dlaczego te role są cenne (nawet na poziomie startowym)

Na początku kariery w HR i płacach możesz realnie wpływać na działanie firmy. Nawet juniorzy dbają o to, by wszystko funkcjonowało sprawnie.

Korzyści z pracy na poziomie startowym:

• Pomagasz w codziennym funkcjonowaniu firmy.

• Budujesz zaufanie i chronisz firmę.

• Masz szansę na szybki rozwój.

• Stabilność zatrudnienia — każda firma potrzebuje HR i płac.

Role entry-level to nie „tylko administracja” — to pierwszy krok do satysfakcjonującej kariery.

Dlaczego można rozpocząć karierę w dziale kadr i płac bez doświadczenia?  

Istnieją dwa główne powody, dla których można rozpocząć karierę w dziale kadr i płac bez doświadczenia. W rzeczywistości zmiany kariery są częstsze niż kiedykolwiek wcześniej, a najnowsze dane dotyczące zmian kariery pokazują, że 59% specjalistów w USA aktywnie poszukiwało nowej pracy w 2024 roku. Jednym z powodów jest znaczenie umiejętności transferowalnych, a drugim dostępność stanowisk dla początkujących. 

Umiejętności transferowalne mają znaczenie

Wiele osób zakłada, że do pracy w HR i payroll potrzebny jest dyplom. Prawda jest taka, że możesz zacząć od zera, ponieważ najważniejsze są Twoje umiejętności transferowalne.

HR i payroll opierają się na kompetencjach, które najprawdopodobniej już posiadasz, zwłaszcza jeśli pracowałeś w obsłudze klienta, handlu detalicznym, gastronomii, administracji lub wolontariacie.

Kluczowe umiejętności:

• komunikacja

• organizacja

• zarządzanie czasem

• dyskrecja

• rozwiązywanie problemów

Firmy nie oczekują, że znasz wszystko, ale chcą zobaczyć, że jesteś rzetelny, uczciwy, zorganizowany i potrafisz profesjonalnie wykonywać wrażliwe zadania.

Dostępne są stanowiska startowe

1. Stanowiska entry-level są projektowane dla osób uczących się. Firmy chętnie szkolą osoby rzetelne i zainteresowane HR i payroll.

   Przykłady stanowisk startowych:

   • Asystent HR

   • Asystent ds. Płac

   • HR Administrator

   • Koordynator ds. Ludzi

   • Asystent Rekrutacji/Talentów

   • Młodszy Specjalista ds. Płac

Stanowiska startowe pozwalają rozwijać się w tej branży nawet bez wcześniejszego doświadczenia.

Jak zacząć w HR i płacach – konkretne kroki  

Podzieliliśmy to na 5 prostych kroków, które możesz zacząć realizować już dziś, by zbliżyć się do pracy w HR i płacach.  

Krok 1: Poznaj podstawy – kursy i literatura branżowa

Pierwszy krok w karierze w HR i płacach to kurs online i czytanie książek branżowych. To pomoże Ci zdobyć wiedzę podstawową, poznać trendy i przygotować się do procesu rekrutacji oraz późniejszej pracy.

Możesz zacząć od takich tematów:

• Wprowadzenie do HR (rekrutacja, onboarding, polityki)

• Podstawy płac (cykle wypłat, podatki, potrącenia)

• Prawo pracy i zgodność z przepisami

• Systemy HR i płacowe (np. ADP, BambooHR, Sage)

Popularne książki branżowe:

• „HR for Beginners” – Sharon Armstrong

• „Payroll Accounting” – Bernard Bieg & Judith Toland

• „The New HR Leader’s First 100 Days” – Alan Collins

Najlepszy sposób na start: Kurs Zarządzania Biznesem w Kemp Center – obejmuje praktyczne koncepcje HR i płac oraz umiejętności biznesowe przydatne w każdej branży. Jest przyjazny dla początkujących i pokazuje, jak HR i płace wpisują się w całość funkcjonowania firmy.

Dodatkowo możesz korzystać z YouTube, blogów HR lub podcastów, żeby „mówić językiem branży” zanim zaczniesz aplikować.  

Krok 2: Zdobądź praktyczne doświadczenie

Po kursach i lekturze warto zdobyć praktyczne doświadczenie. Nawet bez formalnej pracy w HR możesz się wyróżnić.

Pomysły na zdobycie doświadczenia:

• Wolontariat w rolach administracyjnych lub związanych z pracą z ludźmi (organizacje non-profit, społeczności lokalne, rady rodziców).

• W obecnej pracy poproś o wsparcie w zadaniach takich jak:

  • planowanie grafiku lub ewidencja czasu pracy

  • wsparcie przy onboardingu nowych pracowników

  • uczestnictwo w spotkaniach HR

To pozwala rozwijać umiejętności organizacyjne, niezbędne w HR i płacach.

Inna opcja: praktyki lub umowy tymczasowe (HR Assistant Internship, Payroll Admin Temp Contract) – poznasz systemy, dokumenty i procesy firmowe w kilka tygodni.

Możesz też stworzyć własne mini-projekty:

• przykładowa lista kontrolna onboardingowa

• kalendarz płacowy w Excelu

• wzorcowa polityka HR

Te doświadczenia pomogą Ci rozwinąć umiejętności organizacyjne, niezbędne na stanowiskach w działach HR i płac. Aby uzyskać dodatkowe wsparcie w opanowaniu zarządzania czasem, rozważ proaktywne rozwijanie tych umiejętności.

Inną opcją jest poszukanie stażu lub pracy tymczasowej, takiej jak staże asystenta HR lub umowy tymczasowe na stanowisko administratora płac. W ten sposób zdobędziesz doświadczenie w systemach, dokumentach i procesach wewnętrznych w ciągu zaledwie kilku tygodni.

Możesz również spróbować stworzyć własne miniprojekty. Możesz opracować własne procesy. Na przykład, możesz stworzyć próbną listę kontrolną onboardingu. Możesz też utworzyć kalendarz płac w Excelu. Możesz nawet spróbować swoich sił w tworzeniu przykładowej polityki HR.

Krok 3: Zbuduj CV skoncentrowane na HR i płacach

Teraz, gdy masz wiedzę i praktykę, czas stworzyć CV, które przyciągnie rekruterów.

Porady:

• Silne podsumowanie: zainteresowanie HR i płacami, ukończone kursy (np. Kemp Center), kluczowe kompetencje miękkie: dokładność, poufność, organizacja.

• Podkreśl umiejętności przenoszalne – nawet jeśli poprzednia praca nie była w HR/Payroll. Np. harmonogramowanie, obsługa poufnych danych, obsługa klienta.

• Wspomnij o istotnych kursach i certyfikatach – stwórz sekcję „Szkolenia i Kursy” lub „Edukacja Branżowa”.

• Używaj słów kluczowych – systemy ATS filtrują CV. Przykłady: onboarding, dokumentacja pracownicza, przetwarzanie płac, compliance, administracja HR, czas pracy, poufność, komunikacja.

• Zapisz CV w PDF (formatowanie nie straci jakości), a także trzymaj wersję Word do edycji

Krok 4: Networking – znajdź okazje

Czas rozwinąć sieć kontaktów:

• LinkedIn: profil odzwierciedlający aspiracje w HR i płacach, np. „Aspiring HR Assistant | Payroll Admin in Training”.

• Dołącz do społeczności online lub forów branżowych – zadawaj pytania, odpowiadaj, bądź widoczny.

• Nie ignoruj znajomych – ktoś z Twojego kręgu może pracować w HR lub finansach i pomóc Ci z okazjami lub poradą.

• Udział w wydarzeniach branżowych – webinary, spotkania HR, targi pracy. Zadawaj pytania, potem łącz się z prelegentami na LinkedIn. 

Krok 5: Aplikuj mądrze i szeroko

Teraz wysyłaj aplikacje w sposób strategiczny:

• Skup się na odpowiednich stanowiskach: HR Assistant, Payroll Assistant, HR Intern, Payroll Intern, People Coordinator.

• Aplikuj nawet jeśli nie spełniasz wszystkich wymagań – wiele ofert wymaga 1–2 lat doświadczenia, ale liczą się też umiejętności i kursy.

• Dostosuj CV i list motywacyjny pod konkretne ogłoszenie – dodaj słowa kluczowe, nazwę firmy, tytuł stanowiska.

• Aplikuj regularnie, np. 5–10 ofert tygodniowo.

Typowe błędy do uniknięcia, szukając pracy w HR i płacach

Na początku swojej drogi każdy popełnia błędy – to normalne, gdy mieszają się zapał i niepewność. Dobra wiadomość: gdy je poznasz, łatwiej ich unikniesz.

Aplikowanie bez dostosowania CV

Systemy ATS i rekruterzy szybko rozpoznają, że Twoje CV jest ogólne, a nie dopasowane do oferty. Wydaje się wygodne wysyłać jedno CV wszędzie, ale rekruterzy chcą widzieć, że rozumiesz rolę, na którą aplikujesz, i że Twoje CV pasuje do ich wymagań i słów kluczowych.

Szybkie sposoby na dopasowanie CV:

• Dostosuj podsumowanie do wymagań stanowiska

• Używaj terminów z ogłoszenia

• Podkreśl szkolenia i umiejętności przenoszalne w górnej części CV

Czekanie na „idealną” pracę

Prawdopodobnie masz w głowie wymarzoną rolę – tytuł, firmę, obowiązki, benefity. Łatwo pominąć oferty, które nie pasują w 100%.

Błąd: pierwsza praca jest często stopniem do wymarzonej kariery. To doświadczenie, które prowadzi do większych możliwości. Aplikuj do szerokiego spektrum stanowisk junior, koncentrując się na środowiskach sprzyjających nauce. Nie tylko prestiż i wynagrodzenie są ważne.

Niedocenianie umiejętności miękkich

Soft skills to podstawa HR i płac. Nawet jeśli czujesz się niedoświadczony, doświadczenie w obsłudze klienta, administracji, hotelarstwie czy sprzedaży daje Ci przewagę.

Jak to rozwiązać:

• W CV podkreśl organizację, komunikację i dokładność

• Pokaż przykłady zarządzania poufnymi informacjami lub wsparcia procesów zespołowych

• Na rozmowach kwalifikacyjnych mów pewnie o swoich kompetencjach miękkich

Real talk: czego oczekiwać i jak pozostać zmotywowanym

Wejście do HR i płac bez doświadczenia może zająć trochę czasu, ale jest możliwe. Zachowaj cierpliwość – z odpowiednim nastawieniem dojdziesz do celu.

Harmonogram poszukiwania pracy

Niektórzy mają szczęście początkującego i dość szybko znajdują pracę w branży. Ale nie martw się, jeśli to nie dotyczy Ciebie. Normalne jest, że trzeba czekać kilka tygodni lub miesięcy na zatrudnienie.
Oto harmonogram tego, co prawdopodobnie się wydarzy:

• Tygodnie 1–2: Aktualizacja CV, ukończenie kursu, założenie profilu na LinkedIn
• Tygodnie 3–6: Wysyłanie aplikacji, otrzymanie odpowiedzi od kilku
• Tygodnie 7+: Rozmowy kwalifikacyjne, odrzucenia, ghosting (niestety), być może oferty pracy tymczasowej lub na część etatu

Pamiętaj też, że to proces, a nie prosta droga, więc możesz napotkać pewne wyboje, zakręty, i wróć do startu i zbierz 200 punktów. Ale głowa do góry, dasz radę.  

Wskazówki dla zmieniających karierę

Jeśli zmieniasz karierę, może to wiązać się z dodatkowym obciążeniem psychicznym. Oto jednak kilka sposobów, dzięki którym zachowasz koncentrację:

1. Skup się na postępach, a nie na perfekcji. Pamiętaj, że każde CV, rozmowa kwalifikacyjna itp. buduje Twoją pewność siebie i przybliża Cię do celu.
2. Świętuj małe sukcesy. Jeśli ukończyłeś kurs, wyślij CV, skontaktuj się z kimś na LinkedIn i świętuj to. To małe sukcesy, które przybliżają Cię do celu.
3. Nie porównuj swoich postępów z postępami innych. Twoja ścieżka należy do Ciebie i nie jest to wyścig. Proces potrwa tyle czasu, ile potrzeba, ale w końcu wszystko się ułoży.
4. Odpoczynek jest produktywny, pamiętaj, że jeśli się wypalisz, nie odniesiesz sukcesu w nowej pracy. Rób przerwy i znajdź czas na rzeczy, które lubisz.

Wprowadzenie się w życie wymaga czasu, ale każdy krok to krok naprzód. Ciągle się ucz, ciągle przystępuj do zajęć i wierz, że twoje pierwsze „tak” nadejdzie — często wtedy, gdy najmniej się tego spodziewasz.

FAQ 

Jaka jest realistyczna pensja na start w HR/płacach?

W Wielkiej Brytanii: HR entry-level: £21,600–£22,800 rocznie

• • W Europie: HR entry-level: ok. €15,000 w Europie Wschodniej do >€70,000 w Szwajcarii

  • Payroll assistant: UK £23,000–£26,000 (średnio £25,900); Polska: ok. 23,480 PLN/rok (~€5,200)

    Wielkość wynagrodzenia różni się w zależności od regionu. Według Indeed.com:      

Czy dla starszych lub zmieniających karierę jest za późno?

Nie. HR i płace cenią różnorodne doświadczenie i kompetencje miękkie. Zmiana kariery może przynieść świeże spojrzenie i dojrzałość, które są wysoko cenione.  

Czy można pracować zdalnie jako początkujący?

Tak. Wiele firm oferuje zdalne lub hybrydowe stanowiska entry-level w HR admin lub payroll data. Przykład: platforma Remote Rocketship oferuje HR entry-level bez doświadczenia w Europie, wynagrodzenie ok. €34,500/rok.

Jakie są dobre pierwsze stanowiska w HR lub payroll?

Oto najpopularniejsze tytuły początkowe:

• • HR Assistant / HR Administrator – onboarding, dokumentacja, wsparcie rekrutacji

  • HR Coordinator – wsparcie operacji HR i szkoleń

  • Payroll Assistant / Payroll Clerk – ewidencja czasu pracy, przetwarzanie płac

  • Recruitment Assistant / Talent Acquisition Coordinator – wsparcie procesów rekrutacyjnych

  • People Operations Assistant – nowoczesne, hybrydowe stanowisko w startupach

Stanowiska są zwykle entry-level, assistant, coordinator, clerk lub intern, przeznaczone dla początkujących z kompetencjami miękkimi i chęcią nauki.

Gotowy, aby rozpocząć karierę w HR i płacach?

Kurs Business Administration w Kemp Center rozwija wiedzę i umiejętności HR oraz payroll, poruszone w artykule. Pozwala zdobyć praktyczne umiejętności biznesowe, które firmy cenią. Nie tylko czytaj o zmianie kariery – zacznij działać z pomocą ekspertów. 

Podsumowanie

Wejście do HR i płac bez doświadczenia jest możliwe – wiele osób robi to codziennie. Kluczowe są Twoje umiejętności z obsługi klienta, handlu, hotelarstwa czy administracji: komunikacja, organizacja, dokładność i współpraca.

Pamiętaj o pięciu krokach:

1. Edukacja: kursy i zasoby branżowe

2. Praktyczne doświadczenie: wolontariat, projekty

3. CV ukierunkowane na HR i payroll

4. Networking: strategiczne kontakty w branży

5. Regularne aplikacje

Proces może potrwać kilka miesięcy, ale z odpowiednim nastawieniem i podejściem możesz skutecznie przejść do satysfakcjonującej kariery. Twoja świeża perspektywa i umiejętności przenoszalne są cenione przez firmy. Kursy w Kemp Center wspierają rozwój praktycznych kompetencji i pomagają w płynnym wejściu do branży.

Zacznij dziś – Twoja nowa kariera w HR i płacach czeka.