- Que fait un département RH ?
- Les principales responsabilités d'un département des ressources humaines
- Autres responsabilités importantes d'un département des ressources humaines
- Conservation des dossiers personnels
- Responsabilité du spécialiste RH
- Comment ne pas faire d'erreurs et se protéger de la responsabilité ?
Le département des ressources humaines (RH) d'une entreprise gère ses relations avec les employés et les obligations formelles qui y sont liées.
Toutefois, la manière dont les tâches sont réparties dans le service lui-même dépend de la structure de l'entreprise.
Les petites entreprises emploient généralement une personne pour ce rôle, ou bien elles externalisent ces tâches. Mais les grandes entreprises disposent de vastes équipes chargées des RH et de la paie, responsables de la bonne circulation des documents.
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Dans cet article, nous allons aborder les principales responsabilités d'un département des ressources humaines et la manière de les assumer correctement.
Les petites entreprises emploient généralement une personne pour ce rôle, ou bien elles externalisent ces tâches. Mais les grandes entreprises disposent de vastes équipes chargées des RH et de la paie, responsables de la bonne circulation des documents.
Que fait un département RH ?
Les spécialistes des RH tiennent principalement des dossiers relatifs à l'emploi, aux contrats et à la paie. Ils s'occupent des règlements des impôts et des cotisations des employés, ainsi que du respect de toutes les réglementations en matière de santé et de sécurité. Dans certaines organisations, les services RH sont également chargés de les processus de recrutement.
Un emploi dans le département des ressources humaines et de la paie est extrêmement responsable et exigeant, car chaque spécialiste de ce domaine doit passer par des préparations et posséder certaines qualifications. La connaissance du code du travail et de la réglementation fiscale est extrêmement importante, ainsi que des connaissances dans de nombreux domaines.
Il est important que tout employé des RH connaisse sa responsabilité dans l'entreprise, car il s'occupe de la rémunération rapide des employés et de la conformité des activités de l'entreprise avec les lois applicables.
Les principales responsabilités d'un département des ressources humaines
Selon le code du travail, chaque employé doit exécuter son travail consciencieusement et avec diligence et suivre les instructions de ses supérieurs.
Cela doit être conforme au code du travail, aux réglementations pertinentes et aux dispositions convenues dans le contrat de travail.
Le personnel est souvent confronté aux obligations en matière d'emploi et de rémunération et à la tenue de tous les dossiers des employés dans le cadre des exigences légales et des normes établies avec un employeur.
Cela s'applique tant à la préparation des documents qu'à la gestion des données personnelles, à leur stockage et à leur archivage.
Préparation des documents
Un spécialiste RH prépare différents documents. Tout d'abord, il s'occupe de la rédaction des contrats (contrat de travail ou contrat de mandat) pour les nouveaux employés, prépare les feuilles de temps et crée les fiches de paie.
Archivage des documents
Presque personne ne connaît toutes les règles d'archivage des documents. Il est important de vérifier combien de temps les identités des employés doivent être conservées dans l'entreprise, car ces réglementations varient selon les pays.
Que faire des documents RH lorsque la période de conservation prend fin ?
Certaines entreprises décident de détruire les fichiers, d'autres les conservent. Certaines d'entre elles archivent le contenu des fichiers en prenant des photos, après quoi elles utilisent les documents. Toutefois, ce problème ne concerne qu'un faible pourcentage des entreprises.
Une entreprise peut être sanctionnée pour le mauvais stockage des dossiers des employés. C'est le personnel qui assure la collecte et le stockage des dossiers en vertu du droit applicable, y compris la loi sur la protection des données personnelles.
Faire des règlements
Un les tâches du département RH comprennent l'établissement des règlements relatifs aux employés. Ils s'occupent du calcul de la rémunération du travail, de la gestion des congés de maladie ou des congés annuels, ainsi que de l'établissement des fiches de paie.
Enregistrements de temps
Le département RH est également chargé de tenir des registres du temps de travail et de contrôler toutes les circonstances exceptionnelles telles que les congés de maladie, les vacances, les heures supplémentaires et les voyages d'affaires.
Le contrôle du nombre d'heures travaillées par un employé chaque mois permet de calculer correctement la rémunération que l'entreprise doit lui verser pour son travail.
Grâce aux technologies modernes telles que les logiciels informatiques ou les systèmes d'enregistrement du temps de travail basés sur des cartes sans contact ou même des lecteurs biométriques, elle permet une vérification rapide et précise du nombre total d'heures travaillées par un employé.
Orientation vers des tests de routine
Une autre obligation des RH est de veiller à ce que chaque employé bénéficie d'examens médicaux à jour.
Selon la loi, un employé qui n'a pas effectué les tests requis ne peut pas travailler. Il incombe à l'employeur d'orienter un employé vers des tests, en particulier les employés nouvellement nommés.
Organisation de formations en matière de santé et de sécurité au travail
La formation en matière de santé et de sécurité au travail est une autre contrainte légale et une responsabilité du département RH. La formation en matière de santé et de sécurité au travail et la fourniture aux employés de conditions de travail favorables constituent l'une des principales obligations de l'employeur.
Coopération avec les recettes, l'institution d'assurance nationale, et autres
Le quotidien d'un fonctionnaire consiste à envoyer des informations pertinentes à diverses institutions. Le spécialiste RH reste en contact avec le bureau des impôts ou l'institution d'assurance nationale et fournit des données à d'autres comme l'Office central des statistiques ou le Fonds national de réadaptation des personnes handicapées.
Déclarer les employés et les contractants pour l'assurance
Le département RH déclare les employés à la sécurité sociale et à l'assurance maladie.
Les salariés relevant d'un contrat de travail sont obligatoirement couverts par une assurance sociale et sanitaire. Cependant, pour les personnes travaillant sur la base de conventions de droit civil, ces obligations sont différentes et souvent changeantes. Le service RH doit donc suivre ces changements.
Recrutement de nouveaux employés
Parfois, le département des ressources humaines s'occupe du recrutement et de la formation des employés, notamment lorsqu'une entreprise ne dispose pas d'un département distinct chargé des "soft HR". En résumé, ce terme désigne toutes les questions liées au recrutement, aux compétences, au développement et à la satisfaction des employés.
Les tâches du spécialiste RH peuvent inclure l'ensemble du processus de recrutement de nouveaux employés, ce qui implique de nombreuses activités.
Un membre du personnel planifie ses besoins en personnel, recherche des candidats à l'emploiIl rédige et publie des offres d'emploi dans les médias et sur Internet et les envoie aux bureaux de placement. Il contacte ensuite les candidats et leur fait passer un entretien.
Le spécialiste RH gère également les documents de recrutement et contrôle le processus de recrutement : de la première étape jusqu'à l'embauche d'un nouveau membre du personnel et l'onboarding (qui consiste à se familiariser avec le dossier et la culture de l'entreprise).
Organiser des formations et réaliser des activités de développement
Dans certaines entreprises, les tâches des RH incluent également la prise en charge du développement professionnel des employés, en particulier s'ils ont été... embauché sans grande expérience.
Le département des ressources humaines examine les besoins de développement dans l'organisation et, sur cette base, prépare une offre de formation. Ils établissent ensuite une coopération avec des formateurs externes ou des entreprises de formation.
Il est possible pour les spécialistes RH de préparer et d'animer des ateliers pour les employés de l'organisation ou d'initier eux-mêmes des formations internes.
Comme vous pouvez le constater, le rôle de l'employé des RH dépend de la façon dont le travail des autres départements de l'entreprise est organisé.
Par conséquent, en tant que gestionnaire des ressources humaines, vous devez être prêt à faire face à une variété de responsabilités.
Il vaut la peine de les connaître tous afin de savoir ce que vous pouvez attendre dans les organisations où un département RH prend en charge la plupart des tâches liées à la gestion des relations humaines.
Autres responsabilités importantes d'un département des ressources humaines
Dans les grandes organisations, il y a souvent des entrepreneurs et des mandants qui sont associés à une entreprise par divers types de contrats.
Dans ce cas, même si les contrats ne concernent pas les employés de l'entreprise relevant d'un contrat de travail, c'est le service RH qui s'occupe du traitement et de la protection des données personnelles des contractants.
Parfois, les tâches des RH comprennent également :
- la coopération avec les syndicats,
- l'administration d'un programme d'incitation des employés,
- la gestion du système d'évaluation périodique des employés.
Conservation des dossiers personnels
Tous les aspects ci-dessus du métier de spécialiste RH sont associés à de nombreux documents.
La principale responsabilité du département RH est d'avoir la garde des dossiers personnels, qui sont une collection de documents des employés concernant le début, le déroulement et la fin d'une relation de travail. Le droit du travail prévoit que l'employeur conserve les dossiers personnels de chaque employé.
Ils se composent de trois parties :
- La partie A contient les documents relatifs au recrutement à un poste. Il peut s'agir d'un certificat d'études secondaires, d'un relevé d'emploi ou d'un questionnaire personnel.
- La partie B contient les documents relatifs à l'établissement de la relation de travail et au déroulement du travail. Elle comprend les contrats de travail, les certificats de formation en matière de santé et de sécurité au travail (SST) ou les documents relatifs à l'imposition d'une sanction à l'employé.
- La partie C contient les documents relatifs à la cessation d'emploi, par exemple un avis de contrat ou une copie d'un certificat de travail.
Les documents conservés dans les différentes parties des dossiers personnels contiennent des données à caractère personnel. Il est donc très important de les stocker correctement pour empêcher l'accès par des personnes non autorisées. Ce n'est pas très différent de création d'un bureau de comptabilité et de garder les documents en sécurité. Les dossiers personnels doivent également être numérotés et classés par ordre chronologique. L'employeur conserve les doubles présentés par l'employé.
Responsabilité du spécialiste RH
Si vous décidez de travailler dans le département des RH, vous devez savoir quelles seront vos responsabilités.
De temps à autre, une inspection peut être effectuée dans l'entreprise, organisée par l'Inspection nationale du travail. Si des irrégularités sont constatées lors de cette inspection, l'employeur en portera l'entière responsabilité.
Le département RH gère les manquements d'un employé à ses obligations et les dommages causés par ses actions.
Par exemple, si vous, en tant que représentant des RH, commettez une erreur lors du calcul du salaire d'un employé, votre employeur pourrait être accusé de porter atteinte aux droits des travailleurs. Vous serez responsable vis-à-vis de votre employeur.
Le responsable du département RH d'une entreprise a trois responsabilités principales :
- Officielle - elle peut être exécutée en cas de non-respect du délai de paiement de la rémunération ou de non-conservation des dossiers personnels. Elle peut être associée, par exemple, à la rétention d'une prime discrétionnaire.
- Ordre - il s'agit du non-respect de l'organisation et de l'ordre dans un processus de travail, des règles de santé et de sécurité, des règles en matière d'incendie ou du temps de travail.
- Matériel - un spécialiste des RH peut recevoir une admonestation, une réprimande et même une sanction financière. La responsabilité financière est imposée au membre du personnel en cas de nécessité de réparer le dommage causé par son action ou son omission. La compensation pour une telle action couvre la perte réelle et peut s'élever à un maximum de trois mois de salaire. Dans le cas d'un acte intentionnel, il faut même envisager le paiement intégral du montant du préjudice.
Toutefois, en raison du nombre de tâches et de responsabilités, les employés du service des ressources humaines et de la paie peuvent compter sur des salaires attrayants et des possibilités de promotion, similaires à ce que vous pouvez attendre lorsque vous êtes dans la fonction publique. travailler dans le bureau de la comptabilité. Bien que ce travail exige de la précision, il offre beaucoup de possibilités et de satisfaction.
Comment ne pas faire d'erreurs et se protéger de la responsabilité ?
Nous espérons ne pas vous avoir trop effrayé avec l'étendue des responsabilités du spécialiste RH.
Actuellement, les départements RH peuvent utiliser de nombreuses solutions et outils pour faciliter leur travail.
Tout d'abord, vous pouvez compter sur des appareils et des logiciels qui simplifient le travail et maintiennent l'ordre dans la base de données de documents. Il vaut la peine de disposer de tout ce qui peut aider à maintenir l'ordre dans des tonnes de documents.
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Ils vous aideront à minimiser le risque de commettre des erreurs et à assumer les responsabilités d'un département des ressources humaines.