Personalabteilungen (HR) können sehr komplex sein.
Je nach Unternehmen vereinen sie verschiedene Bereiche, die sich auf unterschiedliche Tätigkeiten im Zusammenhang mit den Mitarbeitern des Unternehmens beziehen. Aufgrund ihrer Merkmale kann die Personalabteilung unterteilt werden in sogenannte hart und weich.
Die Arbeit in diesem Beruf ist zweifelsohne eine Herausforderung. Sie erfordert Präzision, bringt aber auch viel Befriedigung. Wenn Sie diesen Beruf in Erwägung ziehen, können Sie sich schnell neue Kenntnisse aneignen, indem Sie einen Kurs in Personalwesen und Lohnbuchhaltung absolvieren.
Nach einer solchen Ausbildung wissen Sie, was die Personalabteilung macht und können jede berufliche Herausforderung leicht bewältigen. Sie lernen auch, wie der Arbeitsalltag eines Personalfachmanns aussieht.
Harte HR ist mit allen Verwaltungs-, Personal- und Lohnbuchhaltungsaufgaben verbunden. Die Hauptaufgabe von Fachkräften in Positionen, die mit der Personalabteilung in Verbindung stehen, ist die Unterzeichnung von Verträgen und die Überprüfung der Übereinstimmung der Unternehmenstätigkeiten mit dem geltenden Recht, die Berechnung und Auszahlung von Löhnen und Gehältern, die Erfassung von Arbeitszeiten, Urlaub usw.
Daher umfasst die harte HR die Verwaltung, die Gehälter und die Leistungen sowie die Personalabteilung.
Weiche HR ist ein Bereich, der sich auf Mitarbeiterfragen im Zusammenhang mit der Qualität ihrer Arbeit konzentriert. Er basiert häufig auf dem direkten Kontakt mit den Mitarbeitern des Unternehmens und der Entwicklung weicher psychosozialer Kompetenzen wie Kommunikation, Kreativität, Führung und Flexibilität.
Weiche HR geht es um Rekrutierung, Entwicklung, Schulung und Mitarbeiterbeurteilung. Die Aufgabe von Fachleuten im Bereich Soft HR besteht darin, dafür zu sorgen, dass Menschen mit Kompetenzen an den richtigen Stellen eingesetzt werden. Die Durchführung von Rekrutierungsprozessen von Anfang bis Ende ist der Hauptaspekt dieser Tätigkeit.
Die Soft-HR-Spezialisten kümmern sich um die Motivation der Mitarbeiter, richten das Arbeitssystem ein und überprüfen die Wirksamkeit der Tätigkeiten der neuen Mitarbeiter. Sie definieren den Schulungsbedarf und sorgen für die Entwicklung der Mitarbeiter des Unternehmens.
Auf Soft HR spezialisierte Personen fungieren manchmal als Vermittler und Mediator bei verschiedenen Arten von Konflikten zwischen Arbeitnehmern oder zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.
Wenn Sie sich fragen wie man Arbeit im Personalwesen findet siehe diesen Artikel, um das erforderliche Wissen zu erhalten.
Was genau ist die Aufgabe eines HR-Spezialisten? Was sind die Aufgaben einer Personalabteilung aufgeschlüsselt nach weich und hart HR?
Was macht die Personalabteilung?
1. Vorbereitung und Archivierung von Dokumenten
Die Personalabteilung erstellt verschiedene Verträge für die Mitarbeiter, erstellt Stundenzettel und führt eine Gehaltsliste.
Die in dieser Abteilung tätigen Fachleute müssen mit dem Gesetz und den Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten vertraut sein. Sie kümmern sich um die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Erfassung der Mitarbeiterdokumentation.
2. Führen von Personalakten
Personalakten sind eine Sammlung von Arbeitnehmerunterlagen, die die Begründung, den Verlauf und die Beendigung des Arbeitsverhältnisses betreffen. Der Arbeitgeber führt für jeden Arbeitnehmer eine Personalakte.
Die größte Verantwortung für die ordnungsgemäße Speicherung personenbezogener Daten in den Akten und die Verhinderung des unbefugten Zugriffs auf diese Daten liegt jedoch bei den Personalverantwortlichen.
Die Personalakten bestehen aus vier Teilen, die verschiedene Dokumente enthalten:
- im Zusammenhang mit der Bewerbung um eine Stelle,
- im Zusammenhang mit der Begründung eines Arbeitsverhältnisses sowie im Verlauf der Beschäftigung,
- die sich aus der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ergeben,
- über Abmahnungen oder die Haftung für den Arbeitnehmer.
3. Führen von Arbeitszeitaufzeichnungen
Die Mitarbeiter der Personalabteilung sind häufig für die Arbeitszeiterfassung der Beschäftigten zuständig.
Die Fachkräfte in diesen Abteilungen sind auch für die Erfassung von Krankheitsurlaub, Urlaub, Überstunden und Abordnungen zuständig.
Die Kontrolle der Arbeitszeit der Mitarbeiter ermöglicht es ihnen, die Höhe der Vergütung festzulegen, was eine weitere Aufgabe der Personalabteilung ist.
So wie Buchhalter ihre Geschäftsplan des Buchhaltungsbüros Die in der Personalabteilung tätigen Personen müssen über ein eigenes System zur Überwachung der Mitarbeiter verfügen.
Zusammenarbeit mit dem Finanzamt, der Sozialversicherungsanstalt und anderen:
Die Mitarbeiter der Personalabteilungen, die für die Zusammenarbeit mit staatlichen Institutionen zuständig sind, verbringen viel Zeit damit, dem Finanzamt, der Sozialversicherungsanstalt, dem Statistischen Zentralamt, dem Staatlichen Fonds für die Rehabilitation von Behinderten und anderen Institutionen relevante Informationen zu liefern.
Daher müssen die Fachleute dieser Abteilungen dafür sorgen, dass alle erforderlichen Unterlagen innerhalb der in den gesetzlichen Vorschriften festgelegten Fristen an die entsprechenden Institutionen übermittelt werden.
4. Abrechnung der Gehälter
Die Personalsachbearbeiter kümmern sich um alle Abrechnungen im Zusammenhang mit den Arbeitnehmern sowie um die Berechnung des Arbeitsentgelts (auch bei Krankheit oder Urlaub). Diese Abteilung ist dafür verantwortlich, dass jeder Mitarbeiter rechtzeitig bezahlt wird.
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Aufgaben der Abteilungen, die sich mit Soft HR befassen
1. Durchführung von Einstellungsverfahren und Entwicklung einer Personalpolitik
Neben der Einstellung neuer Mitarbeiter sollte die weiche HR-Fraktion auch den Bedarf an neuen Talenten in den einzelnen Abteilungen prüfen.
Neben der kontinuierlichen Bearbeitung und Erledigung der zugewiesenen Aufgaben sollten die Personalfachleute die Personalsituation des Unternehmens durch Datenanalysen und Prognosen für die Zukunft überprüfen.
Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter einstellen muss, leitet der Personalspezialist das Einstellungsverfahren ein und führt es durch, das aus mehreren Phasen bestehen kann:
- Veröffentlichung eines Stellenangebots.
- Auswahl der eingereichten Bewerbungen (Lebenslauf, ausgefülltes Anmeldeformular, manchmal auch ein Anschreiben).
- Telefonischer Kontakt mit ausgewählten Kandidaten.
- Einstellungsgespräch (allein oder zusammen mit dem Vorgesetzten eines potenziellen neuen Mitarbeiters).
- Durchführung zusätzlicher Einstellungsphasen (z. B. Wissenstests, Überprüfung von Fremdsprachenkenntnissen, Einstellungsaufgaben).
- Erstellung eines Berichts und Herausgabe von Empfehlungen.
Die Wahl der richtigen Person im Einstellungsprozess kann einen enormen Einfluss auf die Effizienz des Teams und damit auf die finanziellen Ergebnisse des Unternehmens haben.
2. Verwaltung von Mitarbeiterbeurteilungen
Einer der wichtigsten Aspekte des Talentmanagements ist eine regelmäßige Mitarbeiterbeurteilung. Die Personalabteilung muss den Mitarbeitern klare Bedingungen und Regeln für eine Beurteilung vorgeben.
Die Personalverantwortlichen sollten auch darauf achten, dass der Beurteilungsprozess von den Mitarbeitern nicht negativ wahrgenommen wird. Die Zurückhaltung der bewerteten Personen kann dadurch gemildert werden, dass man ihnen den Zweck einer solchen Forschung vermittelt und die positiven (Belohnungen, Weiterentwicklung) und negativen Folgen (die Notwendigkeit, die Ergebnisse zu verbessern) erläutert.
Nach der Analyse der Auswirkungen der Beurteilung besprechen die Personalverantwortlichen die Ergebnisse in der Regel mit dem Management und nutzen sie für die Planung von individuellen oder Team-Entwicklungswegen.
3. Planung und Durchführung von Schulungen und Kursen
Kompetente Mitarbeiter der Personalabteilungen sind an einem Talentmanagement beteiligt und arbeiten an individuellen Entwicklungspfaden, zum Beispiel durch die Festlegung des Schulungskalenders. Das Hauptziel der Personalabteilung sollte es sein, die Kurse für die Mitarbeiter so auszuwählen, dass sie echte Veränderungen in den Teams bewirken.
Zu den Schulungen gehört das so genannte Onboarding, also die Einführung eines neuen Mitarbeiters, das Kennenlernen der Besonderheiten der Arbeit und der neuen Position sowie die Integration in das Team.
Manchmal kann die Organisation von Schulungskursen die Einstellung neuer Mitarbeiter ersetzen. Durch den Ausbau der Fähigkeiten der derzeitigen Mitarbeiter entwickeln sich deren Kompetenzen, so dass sie komplexere Aufgaben bewältigen können. Dank der Schulung können sie auch für einen anderen (z. B. abwesenden) Mitarbeiter einspringen oder anderen Abteilungen des Unternehmens helfen.
Ein richtig ausgewähltes Kursangebot kann sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter und ihre Arbeitszufriedenheit auswirken.
4. Verwaltung der Anreizsysteme
Motivation der Mitarbeiter spiegelt ihre Zufriedenheit und ihre Integration in das Unternehmen wider, was sich erheblich auf die Effizienz ihrer Arbeit auswirkt. Die Personalabteilung prüft die Motivation der Mitarbeiter und bietet geeignete Lösungen zur Verbesserung ihrer Zufriedenheit an.
Die Führungskräfte spielen bei der Umsetzung von Anreizsystemen die wichtigste Rolle. Um ihre Aufgabe zu erleichtern, sollten die Personalfachleute die Führungskräfte mit den entsprechenden Kenntnissen, Fähigkeiten und Instrumenten ausstatten.
Die Mitarbeiter der Personalabteilung sollten auch für eine freundliche Atmosphäre am Arbeitsplatz sorgen. Sie sollen bei Konflikten reagieren und diese so schnell wie möglich lösen. Sie sollten die Mitarbeiter integrieren und sehr unterstützend sein.
5. Pflege des Unternehmensimages
Das Image ist ein sehr wichtiger Aspekt der Unternehmensführung. Das Employer Branding hat einen enormen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens auf dem Markt, ist aber bei polnischen Unternehmern noch nicht gut entwickelt.
Dank der Employer-Branding-Strategie kann der Arbeitgeber einen Arbeitsplatz der ersten Wahl schaffen und unter anderem die Aufmerksamkeit der Bewerber auf sich ziehen und die besten Kandidaten anziehen.
Zwar kümmern sich die Personalabteilung, das Marketing oder eine speziell qualifizierte Employer-Branding-Abteilung um die PR-Aktivitäten. Dennoch sollten sich alle Mitarbeiter, auch die Führungskräfte, um das Image des Unternehmens kümmern.
Mitarbeiter, die an einer Employer-Branding-Kampagne beteiligt sind, arbeiten mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammen und stellen sicher, dass die ausgetauschten Botschaften sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens konsistent sind.
Die Personalabteilung ist eines der wichtigsten Elemente in der Organisationsstruktur des Unternehmens.
Jetzt wissen Sie, was die Personalabteilung macht. Leider wird vor allem in kleineren Unternehmen eine Personalabteilung oft übersehen, und die Tätigkeiten der Mitarbeiter werden an Mitglieder anderer Teams ausgelagert. Dies ist keine günstige Lösung. Personalabteilungen kümmern sich um den wichtigsten Aspekt des Unternehmens - die Mitarbeiter.
Daher erfordern sie ein enormes Engagement und einen hohen Zeitaufwand.
Die Personalabteilung kümmert sich nicht nur um die ordnungsgemäße Aufbewahrung der Mitarbeiterunterlagen, sondern koordiniert auch die rechtzeitige Auszahlung der Vergütungen. Darüber hinaus kümmert sich die Personalabteilung um die Moral der Mitarbeiter, die Personalpolitik und die Ausbildung. Dank der kontinuierlichen Stärkung der Kompetenzen und der Motivation der Mitarbeiter durch die Personalabteilung entwickelt sich das Unternehmen ständig weiter und macht Fortschritte.
Die Arbeit eines Personalspezialisten ist mit einer ständigen Verbesserung seiner eigenen Fähigkeiten und der Verfolgung von Unternehmensnachrichten und deren Weitergabe an das Managementteam verbunden.
