Die Personalabteilung eines Unternehmens kümmert sich um die Beziehungen zu den Arbeitnehmern und die damit verbundenen formalen Verpflichtungen.
Wie die Aufgaben in der Abteilung selbst verteilt sind, hängt jedoch von der Struktur eines Unternehmens ab.
Kleine Unternehmen beschäftigen in der Regel eine Einzelperson für diese Aufgabe oder lagern diese Aufgaben aus. Große Unternehmen verfügen jedoch über umfangreiche Personal- und Lohnbuchhaltungsteams, die für die ordnungsgemäße Weitergabe von Dokumenten zuständig sind.
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In diesem Artikel werden wir über die wichtigsten Aufgaben einer Personalabteilung sprechen und darüber, wie man sie richtig wahrnimmt.
Kleine Unternehmen beschäftigen in der Regel eine Einzelperson für diese Aufgabe oder lagern diese Aufgaben aus. Große Unternehmen verfügen jedoch über umfangreiche Personal- und Lohnbuchhaltungsteams, die für die ordnungsgemäße Weitergabe von Dokumenten zuständig sind.
Was ist die Aufgabe einer Personalabteilung?
Personalsachbearbeiter führen vor allem Unterlagen im Zusammenhang mit Beschäftigung, Verträgen und Gehaltsabrechnung. Sie kümmern sich um die Steuer- und Beitragsabrechnungen der Mitarbeiter sowie um die Einhaltung aller Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften. In einigen Unternehmen sind die Personalabteilungen auch zuständig für Rekrutierungsprozesse.
Eine Tätigkeit in der Personal- und Lohnbuchhaltung ist äußerst verantwortungsvoll und anspruchsvoll, da jede Fachkraft in diesem Bereich Vorbereitungen durchlaufen und bestimmte Qualifikationen besitzen muss. Kenntnisse des Arbeitsrechts und der Steuervorschriften sind äußerst wichtig, ebenso wie Kenntnisse in vielen Bereichen.
Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter der Personalabteilung seine Verantwortung im Unternehmen kennt, da er für die rechtzeitige Entlohnung der Mitarbeiter und die Einhaltung der geltenden Gesetze bei den Aktivitäten des Unternehmens zuständig ist.
Die wichtigsten Aufgaben einer Personalabteilung
Nach dem Arbeitsgesetzbuch muss jeder Arbeitnehmer seine Arbeit gewissenhaft und sorgfältig ausführen und die Anweisungen seiner Vorgesetzten befolgen.
Dies sollte in Übereinstimmung mit dem Arbeitsgesetzbuch, den einschlägigen Vorschriften und den im Arbeitsvertrag vereinbarten Bestimmungen erfolgen.
Die Bediensteten sind häufig sowohl mit den Beschäftigungs- als auch mit den Vergütungspflichten und mit der Führung aller Arbeitnehmerunterlagen im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und der mit dem Arbeitgeber vereinbarten Normen befasst.
Dies gilt sowohl für die Erstellung von Dokumenten als auch für die Verwaltung personenbezogener Daten, die Speicherung und Archivierung.
Vorbereitung der Dokumente
Ein HR-Spezialist bereitet verschiedene Dokumente vor. Zunächst befasst er oder sie sich mit der Erstellung von Verträgen (Arbeitsvertrag oder Mandatsvertrag) für neue Mitarbeiter, bereitet Stundenzettel vor und erstellt Lohnabrechnungen.
Archivierung von Dokumenten
Kaum jemand kennt alle Regeln für die Archivierung von Dokumenten. Es ist wichtig zu prüfen, wie lange die Identitäten der Mitarbeiter im Unternehmen aufbewahrt werden sollten, da diese Vorschriften je nach Land unterschiedlich sind.
Was ist mit den Personalunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu tun?
Einige Unternehmen beschließen, die Akten zu vernichten, andere behalten sie. Einige von ihnen archivieren den Inhalt von Dateien, indem sie Fotos machen und die Dokumente anschließend verwenden. Dieses Problem betrifft jedoch nur einen kleinen Prozentsatz der Unternehmen.
Ein Unternehmen kann für die falsche Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten bestraft werden. Es sind die Mitarbeiter, die für die Sammlung und Aufbewahrung von Akten nach geltendem Recht, einschließlich des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten, sorgen.
Abrechnungen vornehmen
Ein effizientes Verkaufsteam und die Aufgaben der Personalabteilung Sie führen Abrechnungen für Arbeitnehmer durch. Sie befassen sich mit der Berechnung des Arbeitsentgelts, der Behandlung von Krankheits- und Jahresurlauben sowie mit der Erstellung von Lohnabrechnungen.
Zeitaufzeichnungen
Die Personalabteilung ist auch für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten und die Kontrolle aller außergewöhnlichen Umstände wie Krankheit, Urlaub, Überstunden und Dienstreisen zuständig.
Die Kontrolle der monatlichen Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers ermöglicht eine korrekte Berechnung des Arbeitsentgelts, das ein Unternehmen an ihn zahlen muss.
Dank moderner Technologien wie Computersoftware oder Arbeitszeiterfassungssystemen, die auf kontaktlosen Karten oder sogar biometrischen Lesegeräten basieren, kann die Gesamtzahl der von einem Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden schnell und genau überprüft werden.
Ausstellung von Überweisungen für Routineuntersuchungen
Eine weitere Verpflichtung der Personalabteilung besteht darin, dafür zu sorgen, dass jeder Mitarbeiter über aktuelle medizinische Untersuchungen verfügt.
Nach dem Gesetz darf ein Arbeitnehmer, der die vorgeschriebenen Tests nicht durchgeführt hat, nicht arbeiten. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, einen Arbeitnehmer zur Untersuchung zu überweisen, insbesondere bei neu eingestellten Arbeitnehmern.
Organisation von Schulungen zum Thema Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Schulungen zum Thema Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz sind eine weitere gesetzliche Vorgabe und Aufgabe der Personalabteilung. Die Schulung im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz und die Schaffung günstiger Arbeitsbedingungen für die Beschäftigten ist eine der Hauptpflichten des Arbeitgebers.
Zusammenarbeit mit den Steuerbehörden, der Nationalen Versicherungsanstalt und anderen
Die tägliche Routine eines Mitarbeiters besteht darin, relevante Informationen an verschiedene Institutionen zu übermitteln. Der Personalspezialist steht in Kontakt mit dem Finanzamt oder der Sozialversicherungsanstalt und liefert Daten an andere Institutionen wie das Statistische Zentralamt oder den Nationalen Rehabilitationsfonds für Behinderte.
Meldung von Arbeitnehmern und Auftragnehmern zur Versicherung
Die Personalabteilung meldet die Mitarbeiter an die Sozialversicherung und die Krankenkasse.
Arbeitnehmer, die unter einen Arbeitsvertrag fallen, sind obligatorisch sozial- und krankenversichert. Für Personen, die auf der Grundlage zivilrechtlicher Vereinbarungen arbeiten, sind diese Verpflichtungen jedoch unterschiedlich und ändern sich häufig. Die Personalabteilung muss daher mit diesen Änderungen Schritt halten.
Rekrutierung von neuen Mitarbeitern
Manchmal befasst sich die Personalabteilung mit der Einstellung und Ausbildung von Mitarbeitern, z. B. wenn ein Unternehmen nicht über eine eigene Abteilung verfügt, die für die so genannte "weiche Personalführung" zuständig ist. Kurz gesagt, bezieht sich dieser Begriff auf alle Angelegenheiten, die mit der Einstellung, den Kompetenzen, der Entwicklung und der Mitarbeiterzufriedenheit zusammenhängen.
Zu den Aufgaben des Personalspezialisten kann der gesamte Prozess der Rekrutierung neuer Mitarbeiter gehören, der zahlreiche Aktivitäten umfasst.
Ein Mitarbeiter plant seinen Personalbedarf, sucht nach StellenbewerbernEr redigiert und veröffentlicht Stellenanzeigen in den Medien und im Internet und schickt sie an die Arbeitsämter. Anschließend nimmt er Kontakt zu den Bewerbern auf und führt Vorstellungsgespräche mit ihnen.
Der Personalspezialist verwaltet auch die Einstellungsunterlagen und steuert den Einstellungsprozess: vom ersten Schritt bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters und dem Onboarding (d. h. der Einarbeitung in die Aufgabenstellung und die Unternehmenskultur des Unternehmens).
Organisation von Schulungen und Durchführung von Entwicklungsmaßnahmen
In einigen Unternehmen gehört es zu den Aufgaben der Personalabteilung, sich auch um die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu kümmern, insbesondere wenn sie ohne viel Erfahrung angestellt.
Die Personalabteilung untersucht den Entwicklungsbedarf im Unternehmen und erstellt auf dieser Grundlage ein Ausbildungsangebot. Dann arbeiten sie mit externen Ausbildern oder Ausbildungsunternehmen zusammen.
Die Personalverantwortlichen können Workshops für die Mitarbeiter des Unternehmens vorbereiten und durchführen oder selbst interne Schulungen initiieren.
Wie Sie sehen, hängt die Rolle des HR-Mitarbeiters davon ab, wie die Arbeit der anderen Abteilungen des Unternehmens organisiert ist.
Daher sollten Sie als Personalleiter darauf vorbereitet sein, eine Vielzahl von Aufgaben zu übernehmen.
Es lohnt sich, sie alle zu kennen, um zu wissen, was Sie in Organisationen erwarten können, in denen eine Personalabteilung die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit dem Personalmanagement übernimmt.
Weitere wichtige Aufgaben einer Personalabteilung
In großen Organisationen gibt es häufig Auftragnehmer und Auftraggeber, die mit einem Unternehmen durch verschiedene Arten von Verträgen verbunden sind.
In solchen Fällen ist die Personalabteilung für die Verarbeitung und den Schutz personenbezogener Daten von Auftragnehmern zuständig, auch wenn es sich nicht um Verträge mit Beschäftigten des Unternehmens handelt, die unter einen Arbeitsvertrag fallen.
Manchmal gehören zu den Aufgaben der Personalabteilung auch:
- Zusammenarbeit mit den Gewerkschaften,
- Verwaltung von Anreizprogrammen für Mitarbeiter,
- Verwaltung des Systems der periodischen Mitarbeiterbeurteilung.
Persönliche Unterlagen aufbewahren
Alle oben genannten Aspekte der Tätigkeit eines HR-Spezialisten sind mit zahlreichen Dokumenten verbunden.
Die Hauptaufgabe der Personalabteilung ist die Führung der Personalakten, d. h. einer Sammlung von Arbeitnehmerunterlagen, die die Aufnahme, den Verlauf und die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses betreffen. Das Arbeitsrecht schreibt vor, dass der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer eine Personalakte führt.
Sie bestehen aus drei Teilen:
- Teil A enthält Dokumente im Zusammenhang mit der Einstellung auf eine Stelle. Dabei kann es sich um ein Schulabschlusszeugnis, einen Beschäftigungsnachweis oder einen persönlichen Fragebogen handeln.
- Teil B enthält Dokumente im Zusammenhang mit der Begründung des Arbeitsverhältnisses und dem Verlauf der Beschäftigung. Dazu gehören Arbeitsverträge, Bescheinigungen über Schulungen im Bereich Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz oder Dokumente im Zusammenhang mit der Verhängung einer Sanktion gegen den Arbeitnehmer.
- Teil C enthält Dokumente im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, z. B. eine Vertragskündigung oder eine Kopie des Arbeitszeugnisses.
Dokumente, die in einzelnen Teilen der Personalakten aufbewahrt werden, enthalten personenbezogene Daten, weshalb es sehr wichtig ist, sie ordnungsgemäß aufzubewahren, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern. Das ist nicht viel anders als Einrichtung eines Rechnungsbüros und die Sicherheit der Dokumente. Die Personalakten sollten außerdem nummeriert und in chronologischer Reihenfolge geordnet sein. Der Arbeitgeber bewahrt die vom Arbeitnehmer eingereichten Duplikate auf.
Verantwortung des HR-Spezialisten
Wenn Sie sich für eine Tätigkeit in der Personalabteilung entscheiden, müssen Sie sich über Ihre Aufgaben im Klaren sein.
Von Zeit zu Zeit kann eine von der staatlichen Arbeitsaufsicht organisierte Inspektion in dem Unternehmen durchgeführt werden. Sollten bei dieser Inspektion Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, trägt der Arbeitgeber die volle Verantwortung dafür.
Die Personalabteilung kümmert sich um die Nichterfüllung der Pflichten eines Mitarbeiters und um Schäden, die durch sein Verhalten verursacht wurden.
Wenn Sie als Vertreter der Personalabteilung beispielsweise einen Fehler bei der Berechnung des Gehalts eines Mitarbeiters machen, könnte Ihr Arbeitgeber beschuldigt werden, die Rechte der Arbeitnehmer zu verletzen. Sie haften dann gegenüber Ihrem Arbeitgeber.
Der Leiter der Personalabteilung eines Unternehmens hat drei Hauptaufgaben:
- Offiziell - sie kann bei Nichteinhaltung der Frist für die Auszahlung der Bezüge oder bei Nichteinhaltung der Personalakten durchgeführt werden. Sie kann z. B. mit der Einbehaltung einer Ermessensprämie verbunden sein.
- Ordnung - bezieht sich auf die Nichteinhaltung der Organisation und Ordnung in einem Arbeitsprozess, der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, der Brandschutzbestimmungen oder der Arbeitszeit.
- Materiell - ein Personalverantwortlicher kann eine Ermahnung, einen Verweis und sogar eine Geldstrafe erhalten. Die finanzielle Haftung wird dem Bediensteten auferlegt, wenn er den durch seine Handlung oder Unterlassung entstandenen Schaden wiedergutmachen muss. Die Entschädigung für eine solche Handlung deckt den tatsächlichen Schaden ab und kann bis zu drei Monatsgehälter betragen. Im Falle einer vorsätzlichen Handlung sollte sogar die vollständige Zahlung des Schadensbetrags in Betracht gezogen werden.
Aufgrund der Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten können Mitarbeiter der Personal- und Lohnbuchhaltung jedoch mit attraktiven Gehältern und Aufstiegschancen rechnen, ähnlich wie Sie es bei Arbeit in der Buchhaltung. Obwohl diese Arbeit Präzision erfordert, bietet sie viele Möglichkeiten und Zufriedenheit.
Wie macht man keine Fehler und schützt sich vor Haftung?
Wir hoffen, dass wir Sie mit dem Umfang der Aufgaben eines HR-Spezialisten nicht zu sehr erschreckt haben.
Derzeit stehen den Personalabteilungen zahlreiche Lösungen und Instrumente zur Verfügung, um ihre Arbeit zu erleichtern.
Erstens können Sie auf Geräte und Software zählen, die die Arbeit erleichtern und für Ordnung in der Dokumentendatenbank sorgen. Es lohnt sich, alles zu haben, was dazu beiträgt, Ordnung in den Dokumenten zu halten.
IT-Lösungen für die Branche sind äußerst hilfreich. Es gibt viele HR- und Gehaltsabrechnungsprogramme, die den Komfort und das Arbeitstempo verbessern - Sie können sie unten finden.
Sie helfen Ihnen, das Risiko von Fehlern zu minimieren und die Aufgaben einer Personalabteilung zu übernehmen.
