Den ersten Job im Personalwesen oder in der Lohnbuchhaltung ohne jegliche Erfahrung zu landen, fühlt sich manchmal an wie Kaffeekochen ohne Kaffeemaschine. Die gute Nachricht: Sie haben wahrscheinlich schon alles, was Sie brauchen – Sie wissen es nur noch nicht. Jeden Tag schaffen Tausende Menschen erfolgreich den Quereinstieg in HR- und Lohnbuchhaltungsrollen – egal ob sie vorher im Einzelhandel, in der Gastronomie, im Kundenservice gearbeitet oder eine Familienpause eingelegt haben. Die Fähigkeiten, die Sie dabei entwickelt haben, sind oft genau das, was Arbeitgeber suchen. Sie brauchen keine jahrelange Berufserfahrung. Sie müssen nur wissen, wie Sie Ihre übertragbaren Kompetenzen ins rechte Licht rücken.

In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen, um in diese erfüllenden Berufsfelder einzusteigen – von den Aufgabenbereichen bis hin zu überzeugenden Bewerbungen, selbst wenn Sie bei null anfangen.

HR und Lohnbuchhaltung – Zwei Seiten derselben Medaille

HR kümmert sich um Menschen, die Lohnbuchhaltung sorgt dafür, dass sie bezahlt werden. Beide Bereiche erfordern Vertrauen, Organisation und Sorgfalt. Man kann sie als zwei Seiten derselben Medaille betrachten, die Hand in Hand arbeiten.

In kleineren Unternehmen verschwimmen die Grenzen oft, aber es sind zwei eigenständige Bereiche. Stellen Sie sich HR als den Architekten der Mitarbeitererfahrung vor. Die Lohnbuchhaltung ist der Ingenieur, der dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft. Gemeinsam schaffen sie alles – von der Compliance bis zur Unternehmenskultur.

Was macht HR eigentlich? (Klartext)

Im Personalwesen begleiten Sie Mitarbeiter vom ersten Arbeitstag bis zum Abschied aus dem Unternehmen.

Ihre typischen Aufgaben im HR-Alltag:

Sie helfen bei der Besetzung offener Stellen. Das bedeutet: Stellenausschreibungen verfassen, Jobanzeigen schalten, Bewerber vorauswählen und Vorstellungsgespräche organisieren. Vielleicht erstellen Sie sogar Arbeitsverträge und koordinieren Eintrittstermine.

Nach der Einstellung unterstützen Sie beim Onboarding. Sie sorgen dafür, dass sich neue Kollegen willkommen fühlen – vom Papierkram über E-Mail-Zugänge bis zum Firmenausweis. Bei Remote-Mitarbeitern kümmern Sie sich um die digitale Ausstattung.

Sie pflegen Personalakten und halten alles ordentlich. Arbeitsverträge, Notfallkontakte, Schulungsnachweise und Leistungsbeurteilungen – alles muss sicher und vertraulich verwahrt werden.

Als HR-Mitarbeiter sind Sie Ansprechpartner bei Problemen. Wenn Mitarbeiter Sorgen haben – sei es mit Kollegen, Vorgesetzten oder der Arbeit selbst – kommen sie zu Ihnen. Sie hören zu, bleiben neutral und helfen bei fairen Lösungen.

Sie achten auf die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Krankmeldungen, Diskriminierungsschutz und Arbeitssicherheit – all das muss rechtlich sauber laufen.

Nicht zuletzt fördern Sie das Wohlbefinden der Belegschaft. Sie organisieren Gesundheitsprogramme, Mitarbeiterbefragungen und Teamevents. Ihr Ziel: zufriedene und engagierte Mitarbeiter.

Wenn Sie organisiert sind, gut zuhören können und Menschen gerne zum Erfolg verhelfen – dann bringen Sie schon die wichtigsten Eigenschaften für HR mit.

Was bedeutet Lohnbuchhaltung wirklich? (Es ist mehr als nur Zahlen)

Seien wir ehrlich: Bei “Lohnbuchhaltung” denken die meisten an Zahlen und Gehaltsabrechnungen. Aber es steckt viel mehr dahinter. Es geht darum, dass Mitarbeiter pünktlich, korrekt und rechtskonform bezahlt werden.

Das erwartet Sie in der Lohnbuchhaltung:

Sie erfassen Arbeitszeiten und Fehlzeiten. Bei Stundenlöhnern zählt jede Minute, bei Festangestellten prüfen Sie die monatliche Abrechnung. Urlaubstage, Krankheitstage, Boni – alles muss stimmen.

Sie berechnen die Gehälter. Überstunden, Abzüge, Provisionen – jeder Euro muss korrekt berechnet werden.

Sie sorgen für pünktliche Zahlungen. Das Geld muss zum vereinbarten Termin auf dem Konto sein. Ein verspätetes Gehalt kann ernste Folgen für Mitarbeiter haben – Genauigkeit und Timing sind entscheidend.

Sie kümmern sich um Steuern und Sozialabgaben. Lohnsteuer, Krankenversicherung, Rentenversicherung – alles muss korrekt abgeführt werden. Auch Gehaltsabrechnungen und Lohnsteuerbescheinigungen gehören dazu.

Sie dokumentieren alles akribisch. Gehaltshistorien, Steuerunterlagen, Urlaubssalden – für Betriebsprüfungen oder Mitarbeiteranfragen muss alles griffbereit sein.

Wenn Sie gerne doppelt prüfen, Struktur lieben und stolz auf präzise Arbeit sind – dann könnte die Lohnbuchhaltung perfekt für Sie sein.

Warum diese Rollen so wertvoll sind (auch auf Einstiegsebene)

Auch als Berufseinsteiger in HR und Lohnbuchhaltung leisten Sie einen wichtigen Beitrag. Sie kümmern sich um Details, die den Laden am Laufen halten.

Warum Einstiegspositionen so wertvoll sind:

• Sie halten das Unternehmen am Laufen
• Sie schaffen Vertrauen und schützen die Firma
• Sie lernen schnell und können sich entwickeln
• Sie haben Jobsicherheit – jedes Unternehmen braucht HR und Lohnbuchhaltung

Einstiegsjobs in HR und Lohnbuchhaltung sind keine “reine Verwaltung”. Sie sind Sprungbretter in bedeutsame Karrieren. Sie können vom ersten Tag an einen Unterschied machen.

Warum ist ein Berufseinstieg ohne Erfahrung möglich?

Es gibt zwei Hauptgründe: Erstens zählen übertragbare Fähigkeiten, zweitens gibt es echte Einstiegspositionen.

Übertragbare Fähigkeiten zählen

Viele glauben, man brauche ein Studium für HR und Lohnbuchhaltung. Die Wahrheit: Ihre übertragbaren Fähigkeiten sind viel wichtiger.

Haben Sie im Kundenservice, Einzelhandel, in der Gastronomie oder im Büro gearbeitet? Dann bringen Sie schon wichtige Kompetenzen mit: Kommunikation, Organisation, Zeitmanagement, Vertraulichkeit und Problemlösung.

Unternehmen erwarten keine Experten. Sie suchen Menschen, die:

• Zuverlässig und detailorientiert sind
• Schnell lernen und vertraulich arbeiten
• Interesse an Menschen, Fairness und Struktur zeigen

Sophie Lhoutellier, HR-Managerin bei Badger Maps, betont: “Wenn Sie eine HR-Karriere anstreben, sollten Sie großartige Zuhörfähigkeiten, Empathie und emotionale Intelligenz mitbringen. Ich wünschte, mehr Bewerber würden Eigeninitiative zeigen.”

Manche Unternehmen stellen bewusst Quereinsteiger ein. Frische Perspektiven und neue Ideen sind Gold wert – Sie sehen über den Tellerrand hinaus.

Einstiegspositionen sind da

Einstiegsjobs sind zum Lernen da. Sie brauchen keine jahrelange Erfahrung – diese Positionen sind speziell für Anfänger konzipiert.

Warum Sie durchstarten können:

Anfängerrollen fokussieren auf Unterstützung, nicht auf große Entscheidungen. Sie helfen bei Terminplanung, Dokumentenverwaltung und Datenerfassung.

Die meisten Unternehmen bilden die richtigen Leute aus. Zeigen Sie Zuverlässigkeit, Interesse und professionellen Umgang mit vertraulichen Informationen – den Rest lernen Sie im Job.

Es gibt klare Einstiegswege mit Wachstumspotenzial:

• HR-Assistent/in
• Lohnbuchhalter/in
• HR-Administrator/in
• People Coordinator
• Recruiting-Assistent/in

Charlotte Gallagher, Direktorin bei P3 People Management, erklärt: “Sie müssen einen handlungsorientierten Lebenslauf zeigen, der Ihre Erfolge und deren Auswirkungen belegt.” Unternehmen interessieren sich mehr für Ihr Potenzial als für jahrelange Erfahrung.

Praktische Schritte für den Einstieg

Hier sind fünf konkrete Schritte, die Sie heute starten können:

Schritt 1: Die Grundlagen lernen

Starten Sie mit Online-Kursen und Fachbüchern. Beschäftigen Sie sich mit:

• Einführung ins Personalwesen
• Grundlagen der Lohnbuchhaltung
• Arbeitsrecht und Compliance
• HR-Software (z.B. Personio, DATEV, SAP)

Empfohlene Bücher:

• “Personalmanagement für Einsteiger” von Günther Schanz
• “Lohn- und Gehaltsabrechnung” von Katharina Jenak
• “Die ersten 100 Tage im HR” von Thomas Jenewein

Der Business Administration Kurs vom Kemp Center ist ein hervorragender Start – er vermittelt praktische HR- und Lohnbuchhaltungskonzepte zusammen mit wichtigen Business-Skills.

Schritt 2: Praktische Erfahrung sammeln

Suchen Sie nach Möglichkeiten:

• Ehrenamtliche Tätigkeiten in Vereinen
• Unterstützung bei Zeiterfassung in Ihrem aktuellen Job
• Praktika oder befristete Stellen
• Eigene Mini-Projekte (z.B. Onboarding-Checkliste erstellen)

Schritt 3: Den Lebenslauf optimieren

Tipps für einen überzeugenden Lebenslauf:

Starten Sie mit einer starken Zusammenfassung. Erwähnen Sie Ihr Interesse an HR/Lohnbuchhaltung, relevante Kurse und Ihre Soft Skills.

Betonen Sie übertragbare Fähigkeiten aus früheren Jobs:

• Terminplanung und Zeiterfassung
• Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kundenbetreuung

Nutzen Sie relevante Keywords für Bewerbermanagementsysteme:

• Onboarding
• Personalakten
• Gehaltsabrechnung
• Compliance
• Zeiterfassung
• Vertraulichkeit

Schritt 4: Netzwerken

So bauen Sie Ihr Netzwerk auf:

Optimieren Sie Ihr LinkedIn-Profil: “Angehende/r HR-Assistent/in | Lohnbuchhaltung in Ausbildung”

Treten Sie Online-Communities bei – Sie müssen kein Experte sein, um mitzumachen.

Sprechen Sie mit Bekannten – vielleicht arbeitet jemand in Ihrem Umfeld bereits in HR oder Finanzen.

Besuchen Sie (virtuelle) Events, Webinare und Jobmessen.

Schritt 5: Strategisch bewerben

Bewerbungstipps:

Fokussieren Sie sich auf die richtigen Jobtitel:

• HR-Assistent/in
• Lohnbuchhalter/in
• Personalreferent/in
• People Coordinator

Bewerben Sie sich auch, wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen. “1-2 Jahre Erfahrung” ist oft nur ein Wunsch.

Passen Sie Ihre Bewerbung an – verwenden Sie Keywords aus der Stellenanzeige.

Bewerben Sie sich regelmäßig – mindestens 5-10 gezielte Bewerbungen pro Woche.

Häufige Fehler vermeiden

Standardbewerbungen verschicken

Personaler merken sofort, wenn Ihre Bewerbung nicht zur Stelle passt. Passen Sie immer Ihre Zusammenfassung an und spiegeln Sie Schlüsselbegriffe aus der Stellenanzeige wider.

Auf den “perfekten” Job warten

Der erste Job muss nicht perfekt sein – er ist ein Sprungbrett. Konzentrieren Sie sich auf Lernmöglichkeiten, nicht nur auf Prestige und Gehalt.

Soft Skills unterschätzen

Soft Skills sind das A und O in HR und Lohnbuchhaltung. Betonen Sie Ihre Organisationsfähigkeit, Kommunikationsstärke und Sorgfalt. Geben Sie konkrete Beispiele.

Klartext: Was Sie erwartet und wie Sie motiviert bleiben

Die Jobsuche-Timeline

Der Prozess kann einige Wochen bis Monate dauern:

Wochen 1-2: Lebenslauf optimieren, Kurse belegen, LinkedIn-Profil erstellen Wochen 3-6: Bewerbungen versenden, erste Rückmeldungen Ab Woche 7: Vorstellungsgespräche, Absagen, vielleicht erste Angebote

Mindset-Tipps für Quereinsteiger

• Fokussieren Sie sich auf Fortschritt, nicht auf Perfektion
• Feiern Sie kleine Erfolge
• Vergleichen Sie sich nicht mit anderen
• Gönnen Sie sich Pausen – Erschöpfung hilft niemandem

FAQ

Was ist ein realistisches Gehalt für Einsteiger?

In Deutschland liegt das Einstiegsgehalt für HR-Assistenten bei etwa 30.000-35.000 € pro Jahr. Lohnbuchhalter starten oft bei 32.000-38.000 € jährlich. Die Gehälter variieren je nach Region und Unternehmensgröße.

Bin ich zu alt für einen Karrierewechsel?

Auf keinen Fall! HR und Lohnbuchhaltung schätzen Lebenserfahrung und unterschiedliche Hintergründe. Ihre Reife und Perspektive sind wertvolle Assets.

Kann ich als Anfänger remote arbeiten?

Ja – viele Unternehmen bieten mittlerweile Remote- oder Hybrid-Positionen an, besonders im administrativen Bereich und in der Datenverarbeitung.

Welche Einstiegsjobs sollte ich anvisieren?

Die häufigsten Einstiegstitel:

• HR-Assistent/in – Onboarding, Personalakten, Recruiting-Unterstützung
• Lohnbuchhalter/in – Zeiterfassung, Gehaltsabrechnungen, Abzüge
• Personalreferent/in – operative HR-Aufgaben
• Recruiting-Assistent/in – Unterstützung im Bewerbermanagemen

Bereit für Ihren Start in HR und Lohnbuchhaltung?

Der Einstieg in HR und Lohnbuchhaltung ohne Erfahrung ist möglich – viele schaffen es täglich. Der Schlüssel liegt darin, Ihre vorhandenen Fähigkeiten zu erkennen und richtig zu präsentieren.

Denken Sie an die fünf wichtigen Schritte: Bilden Sie sich weiter, sammeln Sie praktische Erfahrung, erstellen Sie einen zielgerichteten Lebenslauf, netzwerken Sie strategisch und bewerben Sie sich konsequent.

Diese Reise dauert vielleicht ein paar Monate, aber mit der richtigen Herangehensweise schaffen Sie den erfolgreichen Übergang. Ihre frische Perspektive und übertragbaren Fähigkeiten sind wertvolle Ressourcen, die Unternehmen aktiv suchen.

Starten Sie heute – Ihre neue Karriere in HR und Lohnbuchhaltung wartet auf Sie.